Bildiriş sistemi qurulanda ilk həftə hər şey yaxşı görünür. Bir ay sonra isə tipik mənzərə belə olur: bildirişlər gəlir, amma heç kim onlara baxmır. Davamiyyət bildirişlərinin bölünməsi məhz bu problemin həllidir.
Bu yazıda bildirişin niyə «öldüyü» və bölgünün necə qurulduğu var.
Bildirişin ölmə ardıcıllığı
Proses demək olar ki, həmişə eyni cür gedir.
Birinci həftə: bildiriş yenidir, hamı açır. İkinci həftə: alıcı görür ki, bildirişlərin çoxu ona aid deyil. Üçüncü həftə: baxmadan bağlayır. Dördüncü həftə: bildirişlər susdurulur.
Diqqətçəkən odur ki, bu, bildirişin keyfiyyəti ilə bağlı deyil. Məlumat düzgündür, vaxtında gəlir - sadəcə həmin adama aid deyil.
İnsana ona aid olmayan on bildiriş gələndə on birinciyə də baxmır. Bu, texniki deyil, davranış məsələsidir - və heç bir parametr onu düzəltmir.
Bölgüdən əvvəl üç sual
Hər hadisə üçün üç cavab yazılmalıdır:
- Bu hadisə baş verəndə kim hərəkət etməlidir?
- O hərəkət nədir?
- Həmin adam hansı struktur hissəsinə cavabdehdir?
Üçüncü sual ən çox nəzərdən qaçır və ən böyük fərqi yaradır. Filial rəhbərinə bütün şirkətin gecikmələrinin göndərilməsi bildirişi ilk həftədən mənasız edir - halbuki eyni bildiriş yalnız öz filialı üzrə gələndə hər gün oxunur.
İkinci sual - hərəkət - ikinci ən çox buraxılan bənddir. Arxasında konkret hərəkət dayanmayan bildiriş məlumat deyil, səs-küydür.
İşləyən bölgü modeli
- Filial rəhbəri - öz filialının hadisələri: açılmayan növbə, gecikmə, vaxtından əvvəl çıxış.
- Şöbə rəhbəri - yalnız öz komandası.
- HR - ümumi mənzərə, adətən gündəlik hadisə yox, dövri yekun formasında.
- Şirkət sahibi - həftəlik və ya aylıq yekun.
- Mühasibatlıq - hadisə yox, yalnız təsdiqlənmiş dövri hesabat.
Bu bölgünün əsas prinsipi belədir: yuxarı qalxdıqca tezlik azalır, əhatə genişlənir. Aşağı səviyyədə tez-tez və dar, yuxarı səviyyədə seyrək və geniş.
Bildiriş, yoxsa hesabat?
Bölgünü qurmaq üçün ən faydalı ayırma budur və bir sualla edilir: bu hadisə bu gün hərəkət tələb edirmi?
Cavab «bəli»dirsə - bildiriş. «Xeyr»dirsə - dövri hesabatın bir sətri.
Praktik nümunə: açılmayan növbə bu gün hərəkət tələb edir - əvəzləmə təşkil edilməlidir. Filial üzrə aylıq gecikmə statistikası isə tələb etmir - ona həftədə bir dəfə baxmaq kifayətdir.
Bu ayırma edildikdən sonra bildirişlərin sayı adətən kəskin azalır - və məhz qalan bildirişlər oxunmağa başlayır. Ətraflı: bildirişlərin paylanması.
Kanal seçimi
Kanal alıcının iş rejiminə görə seçilir, hamısı eyni anda açılmır.
Sahədə və ya obyektdə olan rəhbər üçün telefonda görünən bildiriş ən effektivdir. Ofisdə oturan HR üçün e-poçt kifayət edir. SMS və mesajlaşma isə yalnız təcili hadisələr üçün və məhdud sayda işlədilir.
Qayda sadədir: kanal hadisənin təcililiyinə görə seçilir. Təcili olmayan hadisə üçün üç kanaldan istifadə etmək bildirişə olan diqqəti sürətlə azaldır.
Bölgünü rola bağlamaq
Praktikada ən çox nəzərdən qaçan detal kadr dəyişikliyidir. Filial rəhbəri dəyişəndə bildirişlər çox vaxt köhnə ünvana getməyə davam edir - bəzən aylarla.
Qarşısını almağın yolu bölgünü adama yox, rola bağlamaqdır. Onda yeni rəhbər təyin olunduqda bildirişlər avtomatik ona keçir və heç bir əlavə qurulma tələb olunmur.
İkinci praktik detal: yeni rəhbər ilk həftədə bildirişlərin nə demək olduğunu bilmir. Bölgü cədvəlini onboarding sənədinə əlavə etmək bu boşluğu bağlayır.
Rüblük yoxlama
Bölgü bir dəfə qurulub unudulan şey deyil. Rübdə bir dəfə - və struktur dəyişəndə - bir sual verilir:
Son bir ayda hansı bildirişlərdən sonra real hərəkət olub?
Cavab adətən qısa olur və nəticə birbaşadır: heç bir hərəkətə səbəb olmayan bildiriş növü ya bağlanmalı, ya da dövri hesabatın bir sətrinə çevrilməlidir.
Bu yoxlama on dəqiqə çəkir, amma bildiriş sisteminin ikinci ildə də işləməsini məhz o təmin edir.
Praktik nümunə: 30 bildirişdən 4-ə
Restoran şəbəkəsində beş obyekt və 90 əməkdaş var idi. Bildiriş sistemi qurulanda bütün hadisələr açıldı və hamısı üç adama - şəbəkə direktoruna, HR-a və əməliyyat menecerinə - göndərildi.
Birinci ay hər üçü gündə orta hesabla 30 bildiriş alırdı. İkinci ayın sonunda üçü də bildirişləri susdurmuşdu.
Yoxlama zamanı bir sual verildi: son ayda hansı bildirişlərdən sonra real hərəkət olub? Cavab dörd hadisə növündən yalnız birini göstərdi - açılmayan növbə.
Yeni bölgü quruldu: açılmayan növbə obyekt müdirinə və əməliyyat menecerinə; gecikmə yalnız obyekt müdirinə və yalnız öz obyekti üzrə; HR gündəlik bildiriş əvəzinə səhər saat 9-da gündəlik yekun; şəbəkə direktoru həftəlik yekun.
Nəticə: obyekt müdiri gündə 4 bildiriş alırdı və hamısını oxuyurdu. Üstəlik açılmayan növbələrə reaksiya vaxtı 40 dəqiqədən 8 dəqiqəyə düşdü - çünki bildiriş artıq görünürdü.
Bölgü cədvəli necə qurulur
Praktikada bir səhifəlik cədvəl kifayətdir. Sütunlar: hadisə, alıcı, əhatə, kanal, hərəkət.
Sətirlər bir-bir doldurulur və hər sətir üçün son sütun - hərəkət - mütləq yazılmalıdır. Boş qalan sətir o deməkdir ki, həmin hadisə üçün bildiriş lazım deyil; o, dövri hesabatın bir sətri olmalıdır.
Cədvəl hazır olandan sonra bir yoxlama aparılır: hər alıcının neçə sətri var? Beşdən çox olarsa, bölgü çox güman ki, genişdir və bir neçə hadisə hesabata köçürülməlidir.
Bu cədvəl həm də struktur dəyişəndə istinad sənədi olur: yeni filial açılanda kimin nə alacağı yenidən müzakirə edilmir - cədvələ baxılır.
HR-ı bildirişlərdən azad etmək
Bölgü qurularkən ən çox təəccüb doğuran qərar budur: HR gündəlik bildirişlərdən tamamilə çıxarılır.
Məntiq sadədir. HR gündəlik hadisələr üzrə hərəkət edən tərəf deyil - əvəzləmə təşkil etmək filial rəhbərinin işidir. HR-a lazım olan mənzərədir: hansı filialda tendensiya var, hansı şöbədə yük artıb.
Ona görə praktikada işləyən model belədir: HR gündəlik bildiriş əvəzinə səhər saat 9-da bir dövri yekun alır, həftədə bir dəfə isə şöbələr üzrə müqayisə.
Bu dəyişiklik iki nəticə verir. HR-ın gündəlik diqqəti azalmır, çünki bildirişlər onu artıq dağıtmır. Və dövri yekun oxunur, çünki o, gündə otuz bildirişin arasında itmir.
Növbəti addım
Bölgünü qurmağın ən sadə yolu bir hadisə ilə başlamaqdır - adətən «iş günü başlamayıb» ən faydalısıdır, çünki arxasındakı hərəkət aydındır.
Bildiriş qaydalarının qurulmasına baxın, QRGate imkanlarını nəzərdən keçirin və ya qiyməti hesablayın.
