HR-ın ay ərzindəki işinin böyük hissəsi hesablama deyil - hesabatın hazırlanması və göndərilməsidir. Eyni kəsim, eyni adamlara, eyni formatda, hər dəfə əl ilə.
Planlı hesabat məhz bu təkrarı bağlayır. Bu yazıda həmin işin anatomiyası və planlı hesabatın nəyi dəyişdiyi var.
Təkrarlanan işin altı addımı
Bir hesabatın hazırlanması adətən belə gedir:
- Sistemdən və ya fayldan məlumatın çıxarılması.
- Lazım olan kəsimin süzülməsi - filial, şöbə, dövr.
- Sütunların alıcının gözlədiyi quruluşa salınması.
- Yekunların yoxlanması.
- Faylın adlandırılması və göndərilməsi.
- Alıcıdan gələn sualların cavablanması.
Bu addımların heç biri çətin deyil. Problem onların hər dəfə eyni ardıcıllıqla təkrarlanmasında və hər əl toxunuşunun yeni səhv ehtimalı yaratmasındadır.
Praktikada bir orta şirkətdə bu iş ayda 5-8 saat çəkir - və vaxtın böyük hissəsi hesablamaya yox, süzgəc, formatlama və göndərməyə gedir.
Planlı hesabat nə edir
Qayda bir dəfə qurulur: hansı kəsim, hansı tezliklə, kimə və hansı formatda. Sonra həmin qayda təkrarlanır.
Fərq nəticədə deyil - alıcı yenə eyni faylı alır. Fərq prosesdədir: hazırlıq HR-ın gündəlik siyahısından çıxır və unudulma riski aradan qalxır.
İkinci, az nəzərə çarpan fayda ardıcıllıqdır. Əl ilə hazırlanan hesabatda süzgəc bəzən fərqli qoyulur, dövr sərhədi bir gün sürüşür - və rəqəmlər aydan-aya müqayisə edilə bilmir. Qayda sabit olanda bu problem yaranmır.
Hansı kəsimlər lazımdır
Praktikada ən çox işlənənlər bunlardır: giriş və çıxış qeydləri, gecikmələr, vaxtından əvvəl çıxışlar, işlənmiş günlər, məzuniyyət və icazə qeydləri, əlavə iş saatı.
Hamısını birdən qurmaq lazım deyil. Bir kəsimlə başlamaq və bir ay işlətmək daha davamlı nəticə verir - sonra alıcının real ehtiyacı görünür.
Kəsimi düzgün seçmək üçün bir sual kifayətdir: bu adam bu hesabata baxandan sonra hansı qərarı verəcək? Sual cavabsız qalırsa, həmin hesabat ümumiyyətlə qurulmamalıdır.
Kimə göndərmək lazımdır
Ən çox rast gəlinən səhv eyni faylın hər üç ünvana göndərilməsidir.
İşləyən bölgü belədir: filial rəhbərinə yalnız öz filialının kəsimi, HR-a tam siyahı, mühasibatlığa isə yalnız təsdiqlənmiş yekun.
Alıcı özünə aid olmayan məlumatı süzməli olanda fayl bir müddət sonra ümumiyyətlə açılmır - bu, bildirişlərdəki eyni problemin hesabat versiyasıdır.
Tezlik seçimi
Gündəlik - növbə və filial rəhbərləri üçün. Məqsəd gün ərzində qərar verməkdir, ona görə kəsim qısa olmalıdır.
Həftəlik - şöbə səviyyəsində müzakirə üçün. Bu tezlik həm mənzərəni göstərir, həm də hələ dəyişdirilə bilən dövrü əhatə edir.
Aylıq - tabel və əmək haqqı hazırlığı üçün. Burada dəqiqlik tezlikdən vacibdir.
Üçünü eyni anda qurmaq ən çox rast gəlinən səhvdir - nəticədə heç biri oxunmur. Ətraflı: planlı davamiyyət hesabatı.
Qurulmadan əvvəl razılaşdırılacaqlar
Planlı hesabatın həqiqətən avtomatlaşması beş bəndin yazılı olmasından asılıdır: sütun quruluşu, yuvarlaqlaşdırma addımı və istiqaməti, əlavə iş saatının ayrıca göstərilməsi, məzuniyyət və icazənin işarələri, dövrün bağlanma tarixi.
Bu beş bənd yazılmadıqda fayl gəlir, amma hər ay yenidən əl ilə düzəldilir - və qazanc itir.
Tabeli əvəz edirmi?
Xeyr. Tabel rəsmi sənəddir, təsdiq prosesindən keçir və hüquqi nəticə daşıyır. Planlı hesabat isə idarəetmə üçün ara kəsimdir.
Praktik fayda budur: ay ərzində gələn hesabatlar sayəsində uyğunsuzluqlar artıq görünüb və düzəldilib, ona görə ay sonunda tabel «sürpriz» olmur. Bu, adətən tabelin bağlanma tarixini bir-iki gün önə çəkir.
Hesabatın oxunub-oxunmadığını yoxlamaq
Rübdə bir dəfə sadə yoxlama aparın: hesabatı bir həftə göndərməyin.
Heç kim soruşmursa, o hesabat lazım deyil. Sual gələrsə, kimdən gəldiyi də faydalı məlumatdır - alıcı siyahısı adətən buna görə daralır.
Bu yoxlama hesabat sisteminin şişməsinin qarşısını alır: praktikada hesabatlar əlavə olunur, amma demək olar ki, heç vaxt çıxarılmır.
Praktik nümunə: üç fayl, üç ünvan
İstehsalat şirkətində HR ay ərzində üç fayl hazırlayırdı və üçü də əl ilə yığılırdı.
Birincisi həftədə bir dəfə sex rəhbərlərinə gedirdi - hər birinə öz sexinin gecikmə siyahısı. HR beş dəfə süzgəc qoyub beş ayrı fayl saxlayırdı. İkincisi ayın 1-də direktora, üçüncüsü ayın 3-də mühasibatlığa gedirdi.
Bu işə ayda təxminən 7 saat gedirdi və ən çox vaxt aparan hissə hesablama deyildi - süzgəc, adlandırma və göndərmə idi.
Planlı hesabat qurulandan sonra üç qayda yazıldı: həftəlik sex kəsimi hər bazar ertəsi saat 9-da, aylıq direktor kəsimi ayın 1-də, mühasibatlıq kəsimi ayın 3-də.
Nəticə iki rəqəmlə ölçüldü. Aylıq iş vaxtı 7 saatdan 40 dəqiqəyə düşdü. İkinci, gözlənilməz nəticə: sex rəhbərləri hesabatı oxumağa başladılar, çünki fayl artıq yalnız onların sexi haqqında idi.
Ən çox rast gəlinən üç səhv
Bütün tezlikləri birdən açmaq. Gündəlik, həftəlik və aylıq hesabat eyni anda qurulanda alıcı üçün fərq itir və heç biri oxunmur. Bir tezliklə başlamaq daha davamlı nəticə verir.
Eyni faylı hamıya göndərmək. Filial rəhbəri tam siyahı alanda ondan öz hissəsini süzməli olur - və bir neçə həftədən sonra faylı ümumiyyətlə açmır.
Formatı razılaşdırmamaq. Sütun quruluşu, yuvarlaqlaşdırma addımı və məzuniyyət işarələri yazılı razılaşdırılmasa, hesabat avtomatik gəlir, amma hər ay yenidən əl ilə düzəldilir. Bu, ən çox təəssüf doğuran haldır: sistem işləyir, qazanc isə itir.
Hesabat siyahısını necə təmizləmək
Praktikada hesabatlar əlavə olunur, amma demək olar ki, heç vaxt çıxarılmır. İki ildən sonra HR yenidən oxunmayan fayllar hazırlayır - sadəcə indi avtomatik.
Bunun qarşısını almaq üçün rübdə bir dəfə sadə yoxlama aparılır: hesabatı bir həftə göndərməyin. Heç kim soruşmursa, o hesabat lazım deyil.
İkinci yoxlama məzmuna aiddir: alıcıdan soruşun, son ay ərzində bu hesabatın əsasında hansı qərarı verib. Cavab yoxdursa, kəsim səhvdir - məlumat var, amma qərara xidmət etmir.
İki yoxlama on dəqiqə çəkir və hesabat siyahısını real ehtiyaca uyğun saxlayır.
Növbəti addım
Planlı hesabatı qurmağın ən sadə yolu mövcud əl işini bir həftə müşahidə etməkdir: hansı fayl, kimə, nə vaxt gedir. Həmin siyahı birbaşa qurulma planına çevrilir.
