Aylıq tabelin ən çox vaxt aparan hissəsi adətən gecikmələr deyil - yarımçıq qalan günlərdir. Giriş var, çıxış yoxdur; sətir hesablana bilmir və HR həmin günü əl ilə bərpa etməli olur.
Giriş çıxış xatırlatması məhz bu sətri azaltmaq üçün qurulur. Bu yazıda onun necə işlədiyi və nə vaxt əks nəticə verdiyi var.
Unudulmuş çıxışın zənciri
Bir unudulmuş çıxış bir sətri yox, bütün günü qeyri-müəyyən edir. Ardınca gələn zəncir tanışdır:
- Sətir hesablanmır və sistemdə açıq qalır.
- HR ay sonunda onu qeyd edir.
- Əməkdaşa sual gedir.
- Əməkdaş 20 gün əvvəlki günü xatırlamağa çalışır.
- Təxmini vaxt yazılır.
Nəticədə tabelin bir hissəsi yaddaşa əsaslanır - və mübahisə ehtimalı məhz orada yaranır.
Diqqətəlayiq odur ki, bu, ən asan qarşısı alınan problemdir. Səbəbi sui-istifadə deyil, sadəcə unutqanlıqdır: iş günü bitəndə adam tələsir, telefonu çıxarmır, ertəsi gün isə heç xatırlamır.
Xatırlatmanı qrafikə bağlamaq
Ən çox rast gəlinən qurulma səhvi sabit saatdır: «hər gün 09:00 və 18:00».
Bu, yalnız tək qrafikli şirkətdə işləyir. Növbəli işdə səhər 9-a qurulmuş xatırlatma gecə növbəsindəki əməkdaş üçün mənasızdır; sərbəst qrafikdə isə ümumiyyətlə yanlış vaxta düşür.
Doğru yanaşma xatırlatmanı hər əməkdaşın öz iş qrafikindən çıxarmaqdır - gününün başlanmasından bir qədər əvvəl və bitməsinə yaxın. Onda eyni qayda ofis, növbə və sərbəst qrafik üçün eyni dərəcədə işləyir.
Gecə növbəsində əlavə detal var: iş günü bir təqvim günündə başlayıb digərində bitir. Xatırlatma təqvimə bağlanarsa, ya çox erkən, ya da növbə bitəndən sonra gəlir.
Say məsələsi
Praktik hədd sadədir: gündə iki xatırlatma kifayətdir - biri başlanğıcdan əvvəl, biri bitməyə yaxın.
Üçüncüsü faydanı artırmır, müqaviməti isə artırır. Şikayətlərin böyük hissəsi məhz burada yaranır: «bildirişlər çoxdur».
Bir praktik detal da var - xatırlatmanın nə qədər əvvəl gəlməsi. Çox erkən gələn xatırlatma unudulur, çox gec gələn isə işə çatmış əməkdaş üçün mənasızdır. 10-20 dəqiqəlik aralıq praktikada ən yaxşı nəticə verir və bir-iki həftədə dəqiqləşdirilir.
Nəzarət deyil, kömək
Xatırlatma bəzən nəzarət kimi qəbul edilir və bu, izahla həll olunan məsələdir.
Praktikada işləyən izah budur: xatırlatma əməkdaşın öz xeyrinədir. Unudulmuş çıxış ən çox onun öz tabelinə zərər verir - saat az hesablanır, sonra sənəd tələb olunur, mübahisə uzanır.
Mətnin tonu da vacibdir. «Qeydinizi etməyi unutmayın» ilə «Qeydiniz yoxdur, bu, intizam pozuntusudur» arasındakı fərq böyükdür - ikincisi xatırlatmanı bildirişə çevirir və məqsədini itirir, çünki o, hələ heç nə baş verməmişdən əvvəl göndərilir.
Xatırlatma və avtomatik bağlanma
Bunlar tez-tez qarışdırılır, halbuki iki fərqli mexanizmdir.
Xatırlatma əməkdaşa göndərilir ki, qeydi özü etsin - nəticədə tabeldə real vaxt qalır.
Avtomatik bağlanma isə qeyd ümumiyyətlə edilmədikdə sistemin tətbiq etdiyi qaydadır. O, faydalıdır, amma ayrıca razılaşdırılmalıdır: hansı hallarda işə düşür, hansı vaxtı yazır və sonradan necə düzəldilir.
İkisini qarışdırmaq tabeldə izahsız sətirlər yaradır - və həmin sətirlər ay sonunda yenidən əl işi tələb edir.
Nəticəni necə ölçmək
Bu, ölçülməsi ən asan olan funksiyalardan biridir. Bir göstərici kifayətdir: ay ərzində əl ilə düzəldilən sətir sayı.
Rəqəm xatırlatmalar qurulmazdan əvvəl və iki ay sonra müqayisə olunur.
İkinci faydalı göstərici tabelin bağlandığı tarixdir: düzəliş sayı azalanda tabel adətən bir-iki gün tez bağlanır, çünki HR-ın gözlədiyi cavabların sayı azalır. Ətraflı: işə gəlmə xatırlatma sistemi.
Praktik nümunə: iki növbəli anbar
Anbar şirkətində 40 nəfər iki növbədə işləyirdi. Aylıq tabeldə orta hesabla 55 sətir əl ilə düzəldilirdi və bunların 80%-i eyni səbəbdən idi - unudulmuş çıxış qeydi.
Səbəb sadə idi: növbə bitəndə əməkdaşlar bir yerdə çıxırdı, telefon çantada qalırdı, qeyd sabaha keçirdi - amma sabah artıq gec olurdu.
Xatırlatmalar növbənin bitməsinə 10 dəqiqə qalmış göndərilməyə başladı və vaxt hər əməkdaşın öz qrafikindən çıxarıldı: gecə növbəsi üçün 06:50, gündüz növbəsi üçün 17:50.
İki ay sonra ölçüldü: əl ilə düzəldilən sətir sayı 55-dən 9-a düşdü, tabelin bağlanma tarixi isə ayın 5-dən 3-nə keçdi.
Bir detal da qeyd olundu. Birinci həftədə bir neçə şikayət gəldi - səhər xatırlatması bəzi əməkdaşlar üçün onlar artıq işə çatandan sonra gəlirdi. Vaxt 10 dəqiqədən 20 dəqiqəyə çəkildi və şikayət dayandı.
Xatırlatma mətnində nə olmalıdır
Mətn qısa olmalıdır, amma üç şeyi daşımalıdır: nə etmək lazımdır («iş gününü bağlamağı unutmayın»), nə vaxta qədər (növbənin bitmə saatı) və nə üçün (qeyd olmadıqda günün əl ilə bərpa edilməli olması).
Üçüncü bənd ilk aylarda xüsusilə faydalıdır: xatırlatmanın nə üçün göndərildiyini bilən əməkdaş onu nəzarət kimi oxumur. Bir neçə aydan sonra bu izahı qısaltmaq olar - vərdiş formalaşır.
Nə yazmamaq lazımdır: xəbərdarlıq tonu. «Qeydiniz yoxdur, bu, intizam pozuntusudur» tipli mətn xatırlatmanı bildirişə çevirir və məqsədini itirir - o, hələ heç nə baş verməmişdən əvvəl göndərilir.
Xatırlatmanın işləmədiyi hallar
Xatırlatma universal həll deyil və iki halda gözlənilən nəticəni vermir.
Telefonun əlçatan olmadığı iş. İstehsalat xəttində və ya telefonun şkafda saxlandığı sahədə xatırlatma sadəcə görünmür. Belə nöqtələrdə NFC nöqtəsi və ya növbə sonunda toplu qeyd daha praktikdir.
Qeydin özündə problem olduqda. Əməkdaş qeyd etməyə çalışır, amma şəbəkə yoxdur və ya nöqtə əlçatmazdır. Burada xatırlatma yalnız problemi təkrarlayır - həll şəraitin özündədir.
Ona görə xatırlatmalardan sonra düzəliş sayı azalmırsa, səbəbi unutqanlıqda deyil. Bu halda ilk yoxlanılacaq şey nöqtənin yeri və şəbəkə əhatəsidir.
Nədən başlamaq lazımdır
Xatırlatmaları bildirişlərdən əvvəl açmaq daha sakit keçid verir. Səbəb sadədir: xatırlatma əməkdaşa göndərilir və ona kömək edir; bildiriş isə rəhbərə göndərilir və əməkdaş haqqındadır.
Praktik ardıcıllıq belədir: birinci ay yalnız xatırlatmalar, ikinci ay bir bildiriş hadisəsi, üçüncü ay qalanları - ehtiyac göründükcə.
