İşə gəlmə və işdən çıxış xatırlatmaları: unudulmuş qeydlərin sayını necə azaldır?

Aylıq tabelin ən çox vaxt aparan hissəsi adətən gecikmələr deyil - yarımçıq qalan günlərdir. Giriş var, çıxış yoxdur; sətir hesablana bilmir və HR həmin günü əl ilə bərpa etməli olur.

İşə gəlmə və işdən çıxış xatırlatmaları məhz bu sətri azaltmaq üçündür. Aşağıda onların necə qurulduğu, nə vaxt göndərildiyi və hansı halda əks nəticə verdiyi göstərilir.

Unudulmuş qeyd niyə bahalıdır

Unudulmuş çıxış bir sətri yox, bütün günü qeyri-müəyyən edir.

Zəncir belə olur: sətir hesablanmır → HR onu qeyd edir → ay sonunda əməkdaşa sual verilir → əməkdaş 20 gün əvvəlki günü xatırlamağa çalışır → təxmini vaxt yazılır. Nəticədə tabelin bir hissəsi yaddaşa əsaslanır və mübahisə ehtimalı məhz orada yaranır.

Bu, həm də ən asan qarşısı alınan problemdir - çünki səbəbi sui-istifadə deyil, sadəcə unutqanlıqdır. İş günü bitəndə adam tələsir, telefonu çıxarmır və ertəsi gün heç xatırlamır.

Xatırlatma nə vaxt göndərilməlidir

Ən çox rast gəlinən qurulma səhvi sabit saatdır: «hər gün 09:00 və 18:00».

Bu, yalnız tək qrafikli şirkətdə işləyir. Növbəli işdə səhər 9-a qurulmuş xatırlatma gecə növbəsindəki əməkdaş üçün mənasızdır; sərbəst qrafikdə isə ümumiyyətlə yanlış vaxta düşür.

Doğru yanaşma xatırlatmanı iş qrafikindən çıxarmaqdır: hər əməkdaş üçün onun öz gününün başlanmasından bir qədər əvvəl və bitməsinə yaxın. Onda eyni qayda həm ofis, həm növbə, həm də sərbəst qrafik üçün işləyir.

Say məsələsində praktik hədd sadədir: gündə iki xatırlatma kifayətdir. Üçüncüsü faydanı artırmır, müqaviməti isə artırır.

Növbəli qrafikdə fərq

Növbəli işdə xatırlatmanın dəyəri daha yüksəkdir və səbəbi qrafikin özündədir.

Növbə dəyişəndə əməkdaşın gündəlik rutini sabit olmur: bu həftə səhər, gələn həftə axşam. Vərdiş formalaşmır və məhz ona görə unudulmuş qeydlərin sayı sabit qrafikə nisbətən yüksək olur.

Gecə növbəsində əlavə bir detal var: iş günü bir təqvim günündə başlayıb digərində bitir. Xatırlatma təqvimə yox, qrafikə bağlı olmalıdır - əks halda o, ya çox erkən, ya da növbə bitəndən sonra gəlir.

Xatırlatma və nəzarət arasındakı sərhəd

Xatırlatma bəzən nəzarət kimi qəbul edilir və bu, izahla həll olunan məsələdir.

Praktikada işləyən izah budur: xatırlatma əməkdaşın öz xeyrinədir. Unudulmuş çıxış ən çox onun öz tabelinə zərər verir - saat az hesablanır, sonra sənəd tələb olunur, mübahisə uzanır.

Müqavimətin əsl mənbəyi adətən xatırlatmanın özü deyil, onun yanlış vaxtda və çox tez-tez gəlməsidir. Vaxt qrafikə bağlananda və say ikiyə salınanda şikayət praktikada yox olur.

Ölçülə bilən nəticə

Bu, ölçülməsi ən asan olan funksiyalardan biridir. Bir göstərici kifayətdir: ay ərzində əl ilə düzəldilən sətir sayı.

Rəqəm xatırlatmalar qurulmazdan əvvəl və iki ay sonra müqayisə olunur. İkinci faydalı göstərici tabelin bağlandığı tarixdir - düzəliş sayı azalanda tabel adətən bir-iki gün tez bağlanır, çünki HR-ın gözlədiyi cavabların sayı azalır.

Qurulma qaydaları

1. Xatırlatmanı qrafikə bağlayın, təqvimə yox.
2. Gündə iki dəfə - başlanğıcdan əvvəl və bitməyə yaxın.
3. Növbəli və gecə qrafikləri ayrıca yoxlayın.
4. Komandaya bir cümlə ilə izah edin: nə üçün göndərilir və kimə fayda verir.
5. İki ay sonra düzəliş sayını ölçün.

Xatırlatma və avtomatik bağlanma

Bunlar tez-tez qarışdırılır, halbuki iki fərqli mexanizmdir.

Xatırlatma əməkdaşa göndərilir ki, qeydi özü etsin. Nəticədə tabeldə real vaxt qalır.

Avtomatik bağlanma isə qeyd ümumiyyətlə edilmədikdə sistemin tətbiq etdiyi qaydadır. O, faydalıdır, amma ayrıca razılaşdırılmalıdır: hansı hallarda işə düşür, hansı vaxtı yazır və sonradan necə düzəldilir.

İkisini qarışdırmaq tabeldə izahsız sətirlər yaradır - və həmin sətirlər ay sonunda yenidən əl işi tələb edir.

Praktik nümunə: anbar komandası

Anbar şirkətində 40 nəfər iki növbədə işləyirdi. Aylıq tabeldə orta hesabla 55 sətir əl ilə düzəldilirdi və bunların 80%-i eyni səbəbdən idi: unudulmuş çıxış qeydi.

Səbəb sadə idi. Növbə bitəndə əməkdaşlar bir yerdə çıxırdılar, telefon çantada qalırdı və qeyd sabaha keçirdi - amma sabah artıq gec olurdu.

Xatırlatmalar növbənin bitməsinə 10 dəqiqə qalmış göndərilməyə başladı. Vaxt təqvimdən yox, hər əməkdaşın öz qrafikindən çıxarıldı - gecə növbəsi üçün bu, saat 06:50 idi, gündüz növbəsi üçün 17:50.

İki ay sonra ölçüldü: əl ilə düzəldilən sətir sayı 55-dən 9-a düşdü. Tabelin bağlanma tarixi isə ayın 5-dən 3-nə keçdi, çünki HR daha az sual gözləyirdi.

Bir detal qeyd olundu: birinci həftədə bir neçə şikayət gəldi - «bildirişlər çoxdur». Yoxlama göstərdi ki, səhər xatırlatması bəzi əməkdaşlar üçün onlar artıq işə çatandan sonra gəlirdi. Vaxt 10 dəqiqədən 20 dəqiqəyə çəkildi və şikayət dayandı.

Xatırlatma mətnində nə olmalıdır

Xatırlatma mətni qısa olmalıdır, amma üç şeyi daşımalıdır:

1. Nə etmək lazımdır - «iş gününü bağlamağı unutmayın».
2. Nə vaxta qədər - növbənin bitmə saatı.
3. Nə üçün - qeyd olmadıqda günün əl ilə bərpa edilməli olması.

Üçüncü bənd ilk aylarda xüsusilə faydalıdır: xatırlatmanın nə üçün göndərildiyini bilən əməkdaş onu nəzarət kimi oxumur. Bir neçə aydan sonra bu izahı qısaltmaq olar - vərdiş formalaşır.

Nə yazmamaq lazımdır: xəbərdarlıq tonu. «Qeydiniz yoxdur, bu, intizam pozuntusudur» tipli mətn xatırlatmanı bildirişə çevirir və məqsədini itirir - o, hələ heç nə baş verməmişdən əvvəl göndərilir.

Xatırlatmaların bildirişlərdən əvvəl açılması

Tətbiq sırasında praktik bir detal var: xatırlatmaları bildirişlərdən əvvəl açmaq daha sakit keçid verir.

Səbəb psixolojidir. Xatırlatma əməkdaşa göndərilir və ona kömək edir. Bildiriş isə rəhbərə göndərilir və əməkdaş haqqındadır. İkinci qat birinci qatdan əvvəl açılanda komanda sistemi əvvəlcə nəzarət aləti kimi tanıyır - və bu ilk təəssürat sonradan çətin dəyişir.

Praktik ardıcıllıq belədir: birinci ay yalnız xatırlatmalar; ikinci ay bir bildiriş hadisəsi - adətən açılmayan növbə; üçüncü ay qalan hadisələr, ehtiyac göründükcə.

Bu ardıcıllıq həm də ölçmə üçün faydalıdır: xatırlatmaların təsiri təmiz görünür, çünki eyni vaxtda başqa dəyişiklik edilmir.

Növbəti addım

Xatırlatmalar ən az səy tələb edən, amma ölçülə bilən nəticə verən qurulmalardan biridir. Onları bildiriş qaydaları ilə eyni anda açmaq lazım deyil - əvvəlcə xatırlatma, sonra bildiriş daha sakit keçid verir.

QRGate imkanlarına baxın və ya qiyməti hesablayın.

Əlaqəli səhifələr

• Gecikmə bildirişi proqramı
• İş vaxtı uçotunda səhvlər
• Növbəli əməkdaş davamiyyəti
• Mobil davamiyyət sistemi