Gecikmə bildirişi proqramı: məlumatın ay sonunda yox, elə həmin gün gəlməsi nəyi dəyişir?

Gecikmə bildirişi proqramı axtaranların çoxu əslində hesabat axtarmır. Onlar bir şeyi dəyişmək istəyirlər: gecikmə barədə məlumatın ay sonunda deyil, elə həmin gün gəlməsini.

Fərq görünüşdə kiçikdir, praktikada isə iki fərqli iş rejimi deməkdir. Bu səhifə bildiriş qaydalarının necə qurulduğunu və nə üçün əksəriyyətinin bir neçə həftədən sonra oxunmadığını izah edir.

İki fərqli sual

Hesabat və bildiriş bir-birini əvəz etmir, çünki fərqli suallara cavab verirlər.

Hesabat «nə baş verdi» sualına cavab verir. O, ay sonunda oxunur, sənədləşməyə və əmək haqqı hazırlığına xidmət edir və dəqiqlik tələb edir.

Bildiriş «indi nə etmək olar» sualına xidmət edir. Növbə açılmayıbsa, əvəzləmə həmin saat təşkil olunur; filialda üç nəfər gecikibsə, müştəri axını başlamamış qərar verilir.

Praktik nəticə: ay sonunda öyrənilən gecikməyə görə heç bir tədbir görmək mümkün deyil - yalnız qeyd etmək mümkündür. Bildirişin bütün dəyəri həmin gün hərəkət etmə imkanındadır.

Bildiriş qaydası nədən ibarətdir

İşlək bildiriş qaydası üç elementdən yaranır:

1. Hadisə - nə baş verəndə bildiriş göndərilir.
2. Alıcı - kimə göndərilir və hansı struktur hissəsi üzrə.
3. Hərəkət - alıcı bunu alanda nə edir.

Üçüncü element ən çox buraxılan və ən vacib olanıdır. Arxasında konkret hərəkət dayanmayan bildiriş məlumat deyil, səs-küydür - və bir neçə həftədən sonra ona ümumiyyətlə baxılmır.

Hansı hadisələr üçün qurmaq məntiqlidir

Praktikada ən çox işlənən dörd hadisə:

• Gecikmə - iş günü qrafikdən gec başlayıb.
• Vaxtından əvvəl çıxış - iş günü qrafikdən tez bağlanıb.
• İş gününün ümumiyyətlə başlamaması - ən çox hərəkət tələb edən hal.
• Əlavə iş saatı - təsdiq tələb edən hal.

Bunlara iki texniki hadisə də əlavə oluna bilər: qeydin gözlənilən nöqtə ilə uyğun gəlməməsi və əməkdaşın cihaz dəyişikliyi. Hər ikisi baxılmalı hadisədir - avtomatik nəticə deyil.

Vacib qayda: hamısını birdən açmaq lazım deyil. İlk aydan bir və ya iki hadisə ilə başlamaq daha davamlı nəticə verir, çünki komanda bildirişə reaksiya vərdişini formalaşdırmağa vaxt tapır.

Kimə getməlidir

Ən çox rast gəlinən səhv budur: hər bildiriş hamıya gedir.

İnsana ona aid olmayan on bildiriş gələndə on birinciyə də baxmır. Bu, texniki deyil, davranış məsələsidir - və heç bir parametr onu düzəltmir.

İşləyən model rola və əhatəyə görə bölgüdür:

• Filial rəhbəri - yalnız öz filialının halları.
• Şöbə rəhbəri - yalnız öz komandası.
• HR - ümumi mənzərə, adətən dövri yekun formasında.
• Şirkət sahibi - gündəlik hadisə yox, dövri hesabat.

Bu bölgünün ətraflı qurulma qaydası bildirişlərin paylanması səhifəsindədir.

Səs-küy problemi

Bildirişlərin ölməsinin üç səbəbi var və hər üçü qurulma mərhələsində həll edilir.

Alıcı dairəsi geniş. Həll: hər bildiriş üçün alıcı struktur əhatəsi ilə birlikdə təyin olunur.

Hədd real deyil. Beş dəqiqəlik gecikmə üçün bildiriş qurmaq adətən mənasızdır, çünki heç kim ona görə hərəkət etmir. Hədd şirkətin öz qaydası ilə uzlaşmalıdır.

Hərəkət müəyyən edilməyib. Həll: qurulmadan əvvəl bir cümlə yazılır - «bu bildiriş gələndə kim nə edəcək».

Praktik ssenarilər

Pərakəndə şəbəkə. Səhər açılış saatında mağazada iki nəfərdən biri gəlməyib. Bildiriş filial rəhbərinə gedir, o, qonşu mağazadan əvəzləmə istəyir - müştəri axını başlamamış məsələ bağlanır.

Növbəli istehsalat. Gecə növbəsi başlayanda üç nəfərdən biri qeyd aparmayıb. Bildiriş növbə rəhbərinə gedir; problem növbənin ortasında yox, əvvəlində üzə çıxır.

Sahə komandası. Obyektdə iş günü başlamayıb. Bildiriş obyekt rəhbərinə gedir - gün itirilmir.

Üç ssenarinin ortaq cəhəti odur ki, hər birində bildirişin arxasında konkret və əvvəlcədən razılaşdırılmış hərəkət dayanır.

Qurulma ardıcıllığı

1. Gecikmə həddini yazın - şirkət qaydası ilə uzlaşan rəqəm.
2. Bir hadisə seçin: adətən «iş günü başlamayıb» ən faydalısıdır.
3. Alıcını struktur əhatəsi ilə birlikdə təyin edin.
4. Hərəkəti bir cümlə ilə yazın.
5. Bir ay işlədin və soruşun: bu bildirişlərdən sonra neçə dəfə real hərəkət oldu?
6. Cavaba görə ikinci hadisəni əlavə edin və ya birincini dəqiqləşdirin.

Bildiriş və hesabatın birgə qurulması

Bildiriş sistemini tək başına qurmaq ən çox rast gəlinən səhvdir. Praktikada iki qat birlikdə işləyəndə nəticə verir və onların bölgüsü sadə bir suala söykənir: bu hadisə bu gün hərəkət tələb edirmi?

Cavab «bəli»dirsə - bildiriş. «Xeyr»dirsə - dövri hesabatın bir sətri.

Nümunə üçün bir şirkətin bölgüsü belədir:

• Bildiriş: növbə açılmayıb, əməkdaş obyektə gəlməyib, əlavə iş saatı təsdiq gözləyir.
• Gündəlik hesabat: filial üzrə gecikmə siyahısı - rəhbər səhər baxır.
• Həftəlik hesabat: şöbələr üzrə müqayisə - toplantıda müzakirə olunur.
• Aylıq hesabat: tabel və əmək haqqı kəsimi.

Bu bölgü qurulandan sonra bildirişlərin sayı gündə 30-dan 4-ə düşdü - və məhz həmin dörd bildiriş oxunmağa başladı.

Praktik nümunə: bildirişlərin bərpası

Şəbəkə şirkəti bir il əvvəl bildiriş sistemi qurmuşdu və artıq heç kim ona baxmırdı. Səbəbi tapmaq üçün sadə bir yoxlama aparıldı: son bir ayda hansı bildirişlərdən sonra real hərəkət olub.

Nəticə açıq idi. 640 bildirişdən 610-u gecikmə barədə idi və hədd 1 dəqiqə qoyulmuşdu. 30-u isə açılmayan növbə barədə idi - və məhz onların hamısından sonra hərəkət olmuşdu.

Düzəliş üç addımdan ibarət oldu. Gecikmə həddi şirkətin öz qaydası ilə uzlaşdırıldı - 10 dəqiqə. Gecikmə bildirişi filial rəhbərinə, açılmayan növbə isə həm filial rəhbərinə, həm əməliyyat direktoruna yönləndirildi. HR gündəlik bildiriş almağı dayandırdı və əvəzinə səhər saat 9-da gündəlik yekun hesabatı almağa başladı.

Bir aydan sonra bildirişlərin açılma nisbəti 12%-dən 87%-ə qalxdı. Sistem dəyişməmişdi - yalnız qaydalar dəyişmişdi.

Növbəti addım

Bildiriş sistemi hesabatı əvəz etmir - onu tamamlayır. Ən yaxşı nəticə ikisinin birlikdə qurulmasından alınır: təcili hadisələr bildirişlə, mənzərə isə dövri hesabatla.

Bu iki qatın necə işlədiyini QRGate imkanlarında nəzərdən keçirin və ya qiyməti hesablayın.

Əlaqəli səhifələr

• Bildirişlərin paylanması
• Gecikmələri avtomatik izləmək
• Planlı davamiyyət hesabatı
• Giriş-çıxış xatırlatmaları