Большая часть работы HR в течение месяца - не расчёт, а подготовка и отправка отчётов. Тот же срез, тем же людям, в том же формате, каждый раз вручную.
Плановый отчёт закрывает именно эту повторяемость. В этом материале - анатомия такой работы и то, что меняет плановый отчёт.
Шесть шагов повторяющейся работы
Подготовка одного отчёта обычно выглядит так:
- Выгрузка данных из системы или файла.
- Фильтрация нужного среза - филиал, отдел, период.
- Приведение столбцов к структуре, которую ждёт получатель.
- Проверка итогов.
- Именование файла и отправка.
- Ответы на вопросы получателя.
Ни один шаг не сложен. Проблема в том, что они повторяются каждый раз в одном порядке, и каждое ручное касание добавляет вероятность ошибки.
На практике в средней компании эта работа занимает пять-восемь часов в месяц, и большая часть времени уходит не на расчёт, а на фильтрацию, форматирование и отправку.
Что делает плановый отчёт
Правило настраивается один раз: какой срез, с какой периодичностью, кому и в каком формате. Дальше правило повторяется.
Разница не в результате - получатель по-прежнему получает тот же файл. Разница в процессе: подготовка уходит из ежедневного списка HR, и риск забыть исчезает.
Вторая, менее заметная польза - согласованность. В отчёте, собранном вручную, фильтр иногда ставится иначе, граница периода сдвигается на день, - и цифры перестают сравниваться от месяца к месяцу. При фиксированном правиле такой проблемы нет.
Какие срезы нужны
Чаще всего на практике используют: отметки прихода и ухода, опоздания, ранние уходы, отработанные дни, записи об отпусках и отгулах, сверхурочные.
Настраивать всё сразу не нужно. Начать с одного среза и поработать месяц надёжнее - тогда становится видна реальная потребность получателя.
Чтобы выбрать срез правильно, достаточно одного вопроса: какое решение этот человек примет, посмотрев отчёт? Если вопрос остаётся без ответа, такой отчёт настраивать не стоит вовсе.
Кому отправлять
Самая частая ошибка - отправка одного и того же файла по всем трём адресам.
Рабочее разделение: руководителю филиала - только срез его филиала, HR - полный список, бухгалтерии - только утверждённый итог.
Когда получателю приходится отфильтровывать чужое, файл со временем перестают открывать вовсе, - это отчётная версия той же проблемы, что и с уведомлениями.
Выбор периодичности
Ежедневно - руководителям смен и филиалов. Цель - принимать решения в течение дня, поэтому срез должен быть коротким.
Еженедельно - для обсуждения на уровне отдела. Такая периодичность показывает картину, пока на период ещё можно повлиять.
Ежемесячно - для табеля и подготовки зарплаты. Здесь точность важнее периодичности.
Настроить все три сразу - самая частая ошибка: в итоге не читают ни один. Подробнее: плановые отчёты по посещаемости.
Что согласовать до настройки
Действительно ли плановый отчёт автоматизируется, зависит от того, записаны ли пять пунктов: структура столбцов, шаг округления и его направление, показываются ли сверхурочные отдельно, обозначения отпуска и отгула, дата закрытия периода.
Без этих пяти файл приходит, но каждый месяц правится вручную, - и выигрыш теряется.
Заменяет ли он табель?
Нет. Табель - официальный документ, проходит согласование и несёт юридические последствия. Плановый отчёт - промежуточный срез для управления.
Практическая польза такова: благодаря отчётам в течение месяца расхождения успевают всплыть и быть исправленными, поэтому табель в конце месяца не становится сюрпризом. Это обычно сдвигает дату закрытия на день-два вперёд.
Как проверить, читают ли отчёт
Раз в квартал сделайте простую проверку: не отправляйте отчёт неделю.
Если никто не спросил - этот отчёт не нужен. Если вопрос пришёл, полезно и то, от кого: список получателей обычно сужается именно так.
Такая проверка не даёт системе отчётности разрастаться: на практике отчёты добавляют, но почти никогда не убирают.
Практический пример: три файла, три адреса
В производственной компании HR в течение месяца готовил три файла, и все три собирались вручную.
Первый уходил еженедельно начальникам цехов - каждому список опозданий по его цеху. HR пять раз ставил фильтр и держал пять отдельных файлов. Второй уходил директору 1-го числа, третий - в бухгалтерию 3-го.
На эту работу уходило около семи часов в месяц, и самой трудоёмкой частью был не расчёт, а фильтрация, именование и отправка.
После настройки плановых отчётов записали три правила: недельный срез по цехам каждый понедельник в девять, месячный срез директору 1-го числа, срез для бухгалтерии 3-го.
Результат измерили двумя цифрами. Месячное рабочее время сократилось с семи часов до сорока минут. Второй, неожиданный результат: начальники цехов начали читать отчёт, потому что файл теперь был только про их цех.
Три самые частые ошибки
Включать все периодичности сразу. Когда ежедневный, недельный и месячный отчёты настраивают вместе, различие для получателя теряется, и не читают ни один. Начать с одной периодичности надёжнее.
Отправлять один файл всем. Когда руководитель филиала получает полный список, ему приходится отфильтровывать своё - и через несколько недель он перестаёт открывать файл вовсе.
Не согласовать формат. Если структура столбцов, шаг округления и обозначения отпусков не согласованы письменно, отчёт приходит автоматически, но каждый месяц правится вручную. Это самый досадный случай: система работает, а выигрыш теряется.
Как чистить список отчётов
На практике отчёты добавляют, но почти никогда не убирают. Через два года HR снова готовит файлы, которые не читают, - только теперь автоматически.
Чтобы этого не случилось, раз в квартал делают простую проверку: не отправляйте отчёт неделю. Если никто не спросил, этот отчёт не нужен.
Вторая проверка касается содержания: спросите получателя, какое решение он принял на его основе за последний месяц. Если ответа нет, срез выбран неверно - данные есть, но решению они не служат.
Две проверки занимают десять минут и удерживают список отчётов в соответствии с реальной потребностью.
Следующий шаг
Проще всего спроектировать плановые отчёты, понаблюдав неделю за текущей ручной работой: какой файл, кому и когда уходит. Этот список напрямую превращается в план настройки.
