Самый частый вопрос о мобильной системе учёта посещаемости звучит так: «Подходит ли она нашей компании?» Ответ не в численности персонала - он в двух других показателях.
В этом материале - эти показатели и конкретный итог по пяти профилям компаний.
Решают две вещи
Первая - число точек отметки. В терминальной модели каждая точка означает устройство; в мобильной точка представляет собой единицу внутри структуры. На одном входе разница почти не ощущается; на шести точках каждое устройство становится отдельным обязательством - закупка, монтаж, обслуживание, замена.
Вторая - режим работы. В офисе с фиксированным графиком и одним входом учёт прост. Как только добавляются сменная работа, выездная бригада или сотрудники, работающие на нескольких объектах, начинает иметь значение, где и по какому графику сделана отметка.
Поэтому практический вопрос ставится так: сколько точек есть и сколько добавится за три года?
Итог по пяти профилям
Один офис, 10-30 человек, фиксированный график. Работают все три модели. Основной выигрыш мобильной - сокращение работы в конце месяца: подготовка табеля падает с часов до минут. Живая картина здесь не критична.
Офис плюс склад, 40-80 человек. Разница начинает проявляться: две точки, два графика. В мобильной модели складская точка - строка в структуре; в терминальной - второе устройство.
Три и более филиала. Здесь разница очевидна. Каждый новый филиал в модели с устройствами - отдельный проект, а там, где точка привязана к структуре, - один день. Вдобавок сравнение филиалов становится возможным только при централизации правил.
Выездная бригада. Терминальная модель на практике не закрывается, потому что фиксированной точки входа нет. Решающими становятся привязка отметки к объекту и соответствие местоположению - подробнее: учёт выездных сотрудников.
Быстро растущая команда. Если численность удваивается за год, каждый прирост в модели с устройствами порождает бюджетный вопрос. В мобильной модели подключение нового сотрудника не является строкой расходов.
Сторона сотрудника: наименее ожидаемая польза
Большинство компаний выбирает мобильную модель ради управленческой стороны, но с первого месяца наибольшую разницу обычно даёт другое: сотрудник видит собственные записи.
Когда в приложении видны его отметки прихода и ухода, график, опоздания и баланс отпусков, о расхождении сообщают в тот же день, а не в конце месяца.
Практический сценарий: на третий день сотрудник замечает, что отметка ухода осталась незакрытой, и говорит руководителю. Когда это не видно, строка всплывает на двадцать восьмой день при сборке табеля - и точно вспомнить тот день уже никто не может.
Эта прозрачность влияет и на сопротивление: сотрудник, видящий свои данные, воспринимает систему как общий учёт.
Реальные пределы модели
Честный ответ на вопрос о пригодности должен называть и ограничения.
Телефоны. На некоторых участках они запрещены или у части сотрудников нет смартфона. Для таких случаев планируют NFC-точку либо ручную отметку руководителя - и то и другое попадает в один табель.
Сеть. Точки со слабым покрытием проверяются на испытании отдельно. Испытание в офисе делает результат искусственно хорошим.
Физический барьер. Если цель - контролировать открытие двери, это отдельная задача, и мобильная модель её не заменяет.
Практический пример: сервисная компания с четырнадцатью объектами
В клининговой компании девяносто сотрудников работали посменно на четырнадцати объектах. Учёт вёлся ежедневными сообщениями бригадиров.
Проблема была не в отсутствии данных - они были. Проблема была в невозможности их проверить: сообщение это текст, написанный одним человеком, а не документ.
После перехода на мобильную модель изменились три вещи. Отметка стала приходить от самого сотрудника. Отметка привязалась к объекту. А уведомление о не открывшейся смене доходило до руководителя объекта утром.
Измеренный результат: подготовка месячного табеля сократилась с одиннадцати часов до трёх, а число спорных строк за два месяца упало с тридцати четырёх до шести.
Как выстроить испытание
Пригодность определяет не таблица, а месяц практического испытания. Чтобы выстроить его правильно, есть четыре правила.
Выберите правильное подразделение. Не самый простой отдел, а тот, где правила меняются чаще всего и условия тяжелее. Испытание в офисе делает результат искусственно хорошим.
Сначала запишите правила. Порог опоздания, правило перерыва и список исключений должны быть готовы до испытания - иначе испытание проверяет не систему, а правила.
Проверьте самую слабую точку. Глубина склада, подвальный этаж, удалённый объект - именно там измеряют покрытие.
Зафиксируйте показатели заранее. Часы на отчёты, число строк, правленных вручную, число спорных отметок и дата закрытия табеля - после испытания они становятся базой для сравнения.
Две простые цифры для решения
Чтобы закрыть вопрос пригодности за одну встречу, достаточно двух цифр, и обе собираются за час.
Первая цифра - число точек. Посчитайте текущие точки отметки и прибавьте запланированные на три года. Если результат больше трёх, модель без устройств почти всегда разворачивается быстрее и дешевле.
Вторая цифра - доля смартфонов. Точно выясните процент сотрудников с подходящим для работы телефоном. Он оказывается выше предполагаемого и показывает масштаб альтернативы для остальных.
Когда обе цифры собраны, решение почти складывается само, а остальные критерии нужны лишь для уточнения.
С чего начать
Решение закрывает месяц практического испытания. До него нужны две вещи: записанные правила и правильно выбранное подразделение для теста.
Это подразделение не должно быть самым простым - выбирают то, где правила меняются чаще всего и условия сложнее. И польза, и пробелы там видны быстрее.
Посмотрите подробное описание мобильной модели, изучите возможности QRGate или рассчитайте стоимость.
