Самый частый вопрос на демонстрации звучит так: «У вас есть отчёты?» Ответ всегда «да», и вопрос ничего не проясняет. Полезная проверка отчётов программы учёта посещаемости строится иначе.
В этом материале - что конкретно спрашивать на демонстрации.
Минимальный набор: четыре отчёта
1. Месячный табель. Основной результат: отработанные дни и часы по каждому сотруднику, опоздания, сверхурочные, отпуска и отгулы. Проверочный вопрос: он в том виде, в котором его можно сразу отдать в бухгалтерию, или его нужно править вручную?
2. Список опозданий. Он должен фильтроваться по периоду, филиалу и отделу. Общий список решению не служит.
3. Срез по отработанным дням и часам. В отличие от табеля это управленческий отчёт: кто сколько отработал, как распределена нагрузка.
4. Журнал правок. Самый упускаемый отчёт и самый важный в споре: кто, когда, по какой причине изменил и каким было исходное значение.
Без четвёртого каждый спор решается по памяти, - и на практике результат никогда не устраивает обе стороны.
Срезы по филиалу и отделу
Это выглядит технической функцией, но напрямую определяет пользу отчётности.
Цифра «42 опоздания по компании» не говорит ничего - что с ней делать? А «28 в третьем филиале» требует конкретного действия.
Возможность такого среза зависит от поддержки уровней филиала, отдела и участка. Без структуры отчёт получается либо слишком общим, либо слишком дробным.
Второе требование - форма сравнения: филиалы рядом, за один период, по одному показателю. Подробнее: анализ показателей посещаемости.
Баланс отпусков и отгулов
Этот отчёт часто живёт в отдельной системе, и именно поэтому он создаёт проблемы.
Проверочный вопрос прост: отображается ли отсутствующий сотрудник в табеле как опоздавший?
Если да, информация об отпуске находится не там же, где посещаемость, - и сверка двух списков в конце месяца становится неизбежной.
Второй вопрос касается баланса: ежегодные, за свой счёт и больничные дни считаются отдельно или всё в одной строке? В одной строке годовой баланс выходит неверным.
Срезы по устройствам и точкам
Это относительно новое требование, и в мобильной модели оно имеет значение.
Задаются два вопроса: видна ли в отчёте точка, на которой сделана отметка, и можно ли отдельно отследить случаи смены устройства?
Первое нужно многофилиальным компаниям и выездной работе - вопрос «кто где работал» закрывается именно этим срезом. Второе связано с достоверностью отметки и со временем складывается в картину.
Форматы выгрузки
Этот пункт создаёт больше всего практических проблем - и его реже всего проверяют на демонстрации.
Таблица нужна для дополнительных расчётов и фильтров; PDF - для документа, который подписывают или нельзя менять.
Но главный вопрос в самом формате: соответствует ли порядок столбцов тому, что ждёт бухгалтерия? Если формат не согласован один раз и не записан, та же ручная работа повторяется каждый месяц.
Периодическая отправка
Последний пункт не об отчёте как таковом, а о его доставке.
Проверочный вопрос: может ли один и тот же срез готовиться автоматически в назначенное время и уходить нужным людям?
Без этой возможности все отчёты готовит и рассылает HR вручную, - и за месяц это измеряется часами. Подробнее: плановые отчёты по посещаемости.
Как спрашивать на демонстрации
Общий вопрос получает общий ответ. Практический подход - дать конкретный сценарий:
«Сколько человек из какого отдела в четвёртом филиале отработали сколько часов в этом месяце и сколько из них опоздали? Можно ли отправлять этот отчёт руководителю филиала автоматически каждый понедельник?»
Если ответ не показан в несколько кликов, отчётность к вашей структуре не готова, - а фразы «да, это возможно» недостаточно.
Практический пример: пробел, который вскрыла демонстрация
Сетевая компания выбирала между тремя системами. На всех трёх демонстрациях прозвучал ответ «отчёты есть».
Команда выбора подготовила сценарий и задала всем троим один вопрос: «Сколько человек из какого отдела в четвёртом филиале отработали сколько часов в этом месяце и сколько из них опоздали?»
Первая система показала ответ в два клика. Вторая выдала общий список - среза по отделам не было. В третьей был срез по филиалу, но уровень участка не поддерживался.
Затем задали второй вопрос: «Можно ли отправлять этот отчёт руководителю филиала автоматически каждый понедельник?» Ответ «да» прозвучал только в одной системе.
Выбор закрылся двумя вопросами - хотя на трёх предыдущих встречах та же тема оставалась на уровне общего обсуждения.
Подготовка к демонстрации: напишите три сценария
Общий вопрос получает общий ответ. Поэтому перед демонстрацией стоит написать три реальных сценария своей компании.
Сценарий первый - ежедневное управление. «На каком объекте сегодня утром провал?» Это вопрос, который руководитель филиала задаёт каждый день.
Сценарий второй - конец месяца. «В каком формате уходит файл в бухгалтерию и во сколько кликов он готовится?»
Сценарий третий - спор. «Кто, когда и по какой причине изменил отметку этого сотрудника 14-го числа прошлого месяца?»
Третий сценарий самый информативный и реже всего звучит на демонстрации. Система без журнала правок в ежедневной работе проблем не создаёт - проблема всплывает при первом серьёзном споре, и тогда уже поздно.
Кто получатель отчёта
При составлении списка отчётов самый полезный вопрос не о функции, а о получателе.
На практике получателей четыре, и потребности у всех разные. Руководителю филиала нужен ежедневный короткий срез: кто сегодня не вышел. Руководителю отдела - недельное сравнение: где выросла нагрузка. HR - картина в течение месяца и табель в конце. Бухгалтерии - только утверждённый итог, ничего сверх.
Отправка одного и того же файла всем четверым - самая частая ошибка, и результат всегда один: получателя заставляют фильтровать чужое, и через какое-то время он перестаёт открывать файл.
На демонстрации стоит предметно проверить, возможно ли такое разделение.
Следующий шаг
Набор отчётов - самая упускаемая часть системы и самая ощутимая в ежедневной работе. Способ отметки выбирают один раз, а в отчёты смотрят каждый день.
Подробнее об отчёте по посещаемости, изучите возможности QRGate или рассчитайте стоимость.
