Demo zamanı ən çox verilən sual belə səslənir: «Hesabatlarınız var?» Cavab həmişə «bəli» olur - və bu sual heç nə aydınlaşdırmır. Davamiyyət proqramı hesabatları mövzusunda faydalı yoxlama başqa cür qurulur.
Bu yazıda demoda konkret olaraq nə soruşmaq lazım olduğu var.
Minimal dəst: dörd hesabat
1. Aylıq tabel. Əsas çıxışdır: hər əməkdaş üzrə işlənmiş gün və saat, gecikmə, əlavə saat, məzuniyyət və icazə. Yoxlama sualı: bu, birbaşa mühasibatlığa göndərilə bilən formadadırmı, yoxsa əl ilə düzəldilməlidir?
2. Gecikmə siyahısı. Dövr, filial və şöbə üzrə süzülə bilməlidir. Ümumi siyahı qərara xidmət etmir.
3. İşlənmiş gün və saat kəsimi. Tabeldən fərqli olaraq bu, idarəetmə üçündür: kim nə qədər işləyib, yük necə paylanıb.
4. Düzəliş jurnalı. Ən çox nəzərdən qaçan, amma mübahisədə ən vacib hesabat: kim, nə vaxt, hansı səbəblə dəyişib və ilkin dəyər nə idi.
Dördüncü bənd olmadan hər mübahisə yaddaşla həll olunur - və nəticə praktikada heç vaxt hər iki tərəfi qane etmir.
Filial və şöbə kəsimi
Bu, texniki funksiya kimi görünür, amma birbaşa hesabatın faydasını müəyyən edir.
«Şirkət üzrə 42 gecikmə» rəqəmi heç nə demir - onunla nə etmək olar? «3-cü filialda 28» rəqəmi isə konkret hərəkət tələb edir.
Bunun mümkün olması sistemin filial, departament və şöbə səviyyələrini dəstəkləməsindən asılıdır. Struktur olmayanda hesabat ya çox ümumi, ya da çox xırda olur.
İkinci tələb müqayisə formasıdır: filiallar yan-yana, eyni dövr üzrə, eyni göstərici ilə. Ətraflı: davamiyyət göstəricilərinin analizi.
Məzuniyyət və icazə balansı
Bu hesabat çox vaxt ayrıca sistemdə qalır və elə buna görə problem yaradır.
Yoxlama sualı sadədir: işdə olmayan əməkdaş tabeldə gecikmiş kimi görünürmü?
Cavab «bəli»dirsə, məzuniyyət məlumatı davamiyyətlə eyni yerdə deyil - və ay sonunda iki siyahının üzləşdirilməsi işi qaçılmazdır.
İkinci sual balansa aiddir: illik, ödənişsiz və xəstəlik günləri ayrıca hesablanırmı, yoxsa hamısı bir sətirdədir? Bir sətirdə saxlanılanda il sonu balansı yanlış çıxır.
Cihaz və nöqtə kəsimi
Bu, nisbətən yeni tələbdir və mobil modeldə əhəmiyyət kəsb edir.
İki sual verilir: qeydin hansı nöqtədə aparıldığı hesabatda görünürmü, və cihaz dəyişikliyi halları ayrıca izlənə bilirmi?
Birincisi çox filiallı və sahə işi olan şirkətlərdə lazımdır - «kim harada işlədi» sualı məhz bu kəsimdən cavablanır. İkincisi isə qeydin etibarlılığı ilə bağlıdır və vaxt keçdikcə mənzərə yaradır.
İxrac formatları
Ən çox praktik problem yaradan bənd budur - və demoda ən az yoxlanılanı.
Cədvəl faylı əlavə hesablama və süzgəc üçün lazımdır; PDF isə imzalanacaq və ya dəyişdirilməməsi lazım olan sənəd üçün.
Əsas sual isə formatın özündədir: sütun quruluşu mühasibatlığın gözlədiyi ardıcıllıqdadırmı? Format bir dəfə razılaşdırılıb yazılı qeyd olunmasa, hər ay eyni əl işi təkrarlanır.
Dövri göndərmə
Sonuncu bənd hesabatın özü haqqında deyil - onun çatdırılması haqqındadır.
Yoxlama sualı: eyni kəsim müəyyən vaxtlarda avtomatik hazırlanıb uyğun şəxslərə göndərilə bilirmi?
Bu imkan olmadıqda hesabatların hamısı HR tərəfindən əl ilə hazırlanır və göndərilir - və ay ərzində bu, saatlarla ölçülür. Ətraflı: planlı davamiyyət hesabatı.
Demoda necə soruşmalı
Ümumi sual ümumi cavab alır. Praktik yanaşma konkret ssenari verməkdir:
«Bu ay 4-cü filialda hansı şöbədən neçə nəfər neçə saat işləyib və neçəsi gecikib? Bu hesabatı hər bazar ertəsi filial rəhbərinə avtomatik göndərmək olarmı?»
Cavab bir neçə klikdə göstərilmirsə, hesabat sizin struktura hazır deyil - «bəli, mümkündür» cavabı isə kifayət etmir.
Praktik nümunə: demoda üzə çıxan boşluq
Şəbəkə şirkəti üç sistem arasında seçim edirdi. Hər üçünün demosunda «hesabatlar var» cavabı alındı.
Seçim komandası bir ssenari hazırladı və üçünə eyni sualı verdi: «Bu ay 4-cü filialda hansı şöbədən neçə nəfər neçə saat işləyib və neçəsi gecikib?»
Birinci sistem cavabı iki klikdə göstərdi. İkinci sistem ümumi siyahı verdi - şöbə kəsimi yox idi. Üçüncü sistemdə filial kəsimi var idi, amma şöbə səviyyəsi dəstəklənmirdi.
Sonra ikinci sual verildi: «Bu hesabatı hər bazar ertəsi filial rəhbərinə avtomatik göndərmək olarmı?» Yalnız bir sistemdə cavab «bəli» oldu.
Seçim iki sualla bağlandı - halbuki əvvəlki üç görüşdə eyni məsələ ümumi müzakirə səviyyəsində qalmışdı.
Demoya hazırlıq: üç ssenari yazın
Ümumi sual ümumi cavab alır. Ona görə demoya getməzdən əvvəl öz şirkətinizin üç real ssenarisini yazmaq lazımdır.
Birinci ssenari - gündəlik idarəetmə. «Bu səhər hansı obyektdə boşluq var?» Bu, filial rəhbərinin hər gün verdiyi sualdır.
İkinci ssenari - ay sonu. «Mühasibata göndəriləcək fayl hansı formatdadır və neçə klikdə hazırlanır?»
Üçüncü ssenari - mübahisə. «Ötən ayın 14-də bu əməkdaşın qeydi kim tərəfindən, nə vaxt və hansı səbəblə dəyişdirilib?»
Üçüncü ssenari ən çox məlumat verəndir və demoda ən az soruşulandır. Düzəliş jurnalı olmayan sistem gündəlik işdə problem yaratmır - problem ilk ciddi mübahisədə üzə çıxır və o zaman artıq gec olur.
Hesabatın alıcısı kimdir
Hesabat siyahısını qurarkən ən faydalı sual funksiya haqqında deyil - alıcı haqqındadır.
Praktikada dörd fərqli alıcı var və hər birinin ehtiyacı fərqlidir. Filial rəhbəri gündəlik və qısa kəsim istəyir: bu gün kim gəlməyib. Şöbə rəhbəri həftəlik müqayisə istəyir: hansı komandada yük artıb. HR ay ərzində mənzərə və ay sonunda tabel istəyir. Mühasibatlıq yalnız təsdiqlənmiş yekun istəyir - artıq heç nə.
Eyni faylın hər dördünə göndərilməsi ən çox rast gəlinən səhvdir və nəticəsi həmişə eynidir: alıcı süzgəc işinə məcbur olur və bir müddət sonra faylı açmır.
Demoda bu bölgünün mümkün olub-olmadığını konkret yoxlamaq lazımdır.
Növbəti addım
Hesabat dəsti sistemin ən çox nəzərdən qaçan, amma gündəlik istifadədə ən çox hiss olunan hissəsidir. Qeyd üsulu bir dəfə seçilir, hesabata isə hər gün baxılır.
Davamiyyət hesabatına ətraflı baxın, QRGate imkanlarını nəzərdən keçirin və ya qiyməti hesablayın.
