Возможен ли учёт входа и выхода без турникета?

Возможен ли учёт входа и выхода без турникета? Да - и для большинства компаний такая схема разумнее. Причина проста: основная функция турникета - остановить проход, тогда как большинству компаний нужно его зафиксировать. В этом руководстве разбираем, как строится модель без турникета, что она заменяет и чего не заменяет.

Зачем покупают турникет

Обычно называют три причины:

1. Точно отслеживать посещаемость.
2. Не допускать посторонних.
3. Создавать впечатление «серьёзной компании».

Первая причина турникета не требует - достаточно системы учёта. Вторая реальна и может его потребовать. Третья ослабляет техническую основу решения.

Как строится модель без турникета

• Определяются точки отметки - вход, склад, объект, переговорная.
• В каждой точке размещается код - на стене или на экране.
• Графики вносятся в систему - основа расчёта.
• Объявляется правило - отметка является обязанностью сотрудника.
• Отслеживаются аномалии - неполные и подозрительные записи.

Последний пункт заменяет «принуждающую» функцию турникета: физического барьера нет, но дисциплина отметок держится под контролем через отчётность.

Что заменяет и чего не заменяет

Практический пример

Консалтинговая компания с 70 сотрудниками арендовала помещение в бизнес-центре. Просьбу установить турникет управляющая компания отклонила - коридор относился к общей зоне.

Вместо этого точку отметки создали внутри офиса. Сотрудники отмечались телефоном при приходе и уходе. Точки добавили и двум переговорным.

Через полгода появилось интересное применение: отметки в переговорных показали распределение времени по проектам и были использованы в отчётности перед клиентами. Турникет таких данных дать бы не смог.

Как обеспечивается дисциплина отметок

При отсутствии физического барьера чаще всего задают вопрос: что если сотрудник не отметится? На практике работают четыре механизма:

• Правило - отметка является основой табеля, и это объявляется письменно.
• Прозрачность - сотрудник видит свои часы; отметка работает и в его пользу.
• Напоминание - уведомление при пропущенной отметке о выходе.
• Отчёт об аномалиях - неполные записи уходят руководителю.

Опыт показывает, что прозрачность - самый сильный механизм: сотрудник, чья переработка учитывается, сам заинтересован отмечаться.

Когда турникет нужен

1. Зоны ограниченного доступа (серверная, касса, лаборатория).
2. Требование физически останавливать посторонних.
3. Режим контроля, установленный регламентом.

В этих случаях турникет работает вместе с системой учёта: один для контроля, вторая для фиксации.

Разница в расходах

Модель без турникета убирает расходы на турникет и считыватели, монтаж и электрические работы, перепланировку входной зоны, карты и обслуживание. Часть этих средств обычно направляют туда, где они полезнее, - например, на более детальный учёт и отчётность.

Компании в арендованных помещениях

Ситуация, где модель без турникета нужнее всего, - арендованные офисы, и она встречается всё чаще.

В бизнес-центрах бывают две типичные проблемы. Первая - разрешение на монтаж не дают: общий коридор и входная зона принадлежат управляющей компании. Вторая - у здания есть собственный турникет, но его записи компании-арендатору не передаются.

В обоих случаях компания не может построить собственный учёт или остаётся зависимой от инфраструктуры здания.

Модель без турникета снимает эту зависимость: точка отметки создаётся на входе в собственный офис компании, при необходимости добавляются точки для внутренних зон. А при смене здания переносить оборудование не нужно.

Контроль покрытия и эвакуации

Один из аргументов против модели без турникета - вопрос безопасности: как узнать, кто находится в здании при чрезвычайной ситуации?

Ответ заключается в полноте записей. Если отметки входа и выхода собираются корректно, актуальный список доступен в любой момент - та же информация, что даёт турникет. Разница только в физическом барьере, а не в данных.

На практике в турникетных системах эта функция тоже часто не работает, потому что групповые проходы портят записи.

Чтобы функция работала в модели без турникета, нужно одно условие: отметки о выходе не должны пропускаться. Для этого точка должна быть удачно расположена и должен существовать механизм напоминания.

Как обосновать модель

Решение отказаться от турникета часто требует внутреннего обсуждения, потому что турникет читается как признак серьёзности. Обоснование можно построить на трёх пунктах.

Первый - уточнение цели: нам нужен физический контроль или учёт? Сколько раз за прошедший год действительно требовалось остановить проход?

Второй - сравнение расходов: совокупная сумма за три года на турникет, монтаж, карты и обслуживание против альтернативы.

Третий - детальность учёта: турникет даёт одну точку, а модель на кодах - любое их число, включая разбивку по объектам и зонам.

Представленные в цифрах, эти три пункта обычно приводят к быстрому решению.

Измерение дисциплины отметок

В модели без турникета центральный вопрос - дисциплина отметок, и оценивать её нужно цифрами, а не ощущениями.

Отслеживать стоит три показателя. Первый - доля неполных записей: сколько дней в месяц закончились без отметки о выходе. Второй - число полностью пропущенных дней: в графике рабочий день, а отметок нет вовсе. Третий - запоздалые отметки: сотрудник пришёл, но отметился значительно позже.

В первый месяц все три показателя высоки - это нормально. Во второй они должны заметно снизиться.

Если этого не происходит, причина обычно одна из трёх: расположение точки отметки, необъявленное правило или отсутствие механизма напоминания. Все три легко исправимы.

Практические результаты модели

У компаний, перешедших на модель без турникета, регулярно повторяются три результата.

Первый - экономия расходов: исчезают строки на турникет, монтаж, карты и обслуживание. Второй - детальность учёта: вместо одной точки создаётся несколько, и становится возможной разбивка по объектам.

Третий - гибкость: при смене офиса или открытии новой площадки переносить оборудование не нужно.

Взамен требуется одно - обеспечить дисциплину отметок организационным правилом. На практике это достигается прозрачностью, напоминаниями и отчётом об аномалиях.

Кратко

Учёт входа и выхода без турникета возможен и для большинства компаний разумнее, потому что реальная потребность - в учёте. Турникет сохраняет своё место в зонах, где действительно нужен физический контроль.

Следующий шаг

Перед решением достаточно одного вопроса: что вы потеряете без турникета? Если ответ только «учёт», турникет не нужен.

QRGate позволяет построить модель без турникета в готовом виде. Посмотреть возможности QRGate или рассчитать стоимость.

Связанные страницы

• QR-учёт или турникет?
• Учёт посещаемости без оборудования
• Система входа и выхода сотрудников