Как анализировать показатели посещаемости сотрудников

Анализ посещаемости - это этап, следующий за отчётом. Отчёт показывает, что произошло; анализ объясняет почему. Большинство компаний останавливается на первом этапе: цифры есть, а решения нет. В этом руководстве смотрим, на какие показатели имеет смысл смотреть, как их читать и к каким решениям должен приводить анализ.

Какие показатели имеют смысл

Посчитать можно десятки показателей, но на практике достаточно шести:

• Процент посещаемости - доля запланированных дней, отработанных фактически.
• Среднее опоздание - среднее число минут в случаях опоздания.
• Частота опозданий - сколько раз в месяц.
• Фактические часы к плановым - отработано меньше или больше?
• Доля переработки - сколько процентов от общего числа часов.
• Число правок - сколько записей изменено вручную.

Последний показатель говорит не о сотруднике, а о системе: если правок много, проблема в процессе фиксации.

Как читать цифру

Отдельная цифра вводит в заблуждение. Основное правило анализа - сравнение, и оно ведётся в трёх направлениях:

1. Во времени - этот месяц против прошлого.
2. Между группами - подразделения, филиалы, смены.
3. Относительно плана - по отношению к внутреннему целевому уровню.

Посещаемость 92% сама по себе не хороша и не плоха. Если в прошлом месяце было 97% - это сигнал. Если в других подразделениях 91% - это норма.

Типичные картины и их значение

Последняя строка заслуживает внимания: необычно хороший показатель тоже нужно проверять.

Практический пример

В логистической компании процент посещаемости складской команды был выше, чем во всех остальных подразделениях, - почти 100%. Руководство считало это положительным результатом.

Анализ показал другое: в той же команде доля переработки была очень низкой, а отметки о выходе почти всегда приходились ровно на время по графику, хотя бывали дни, когда груз приходил с опозданием.

Разбор выявил, что отметки вносил один человек в начале смены сразу за всех. Цифра выглядела отличной, потому что не была реальной. После изменения правила фиксации показатель немного снизился, но впервые отражал действительность - и обоснование дополнительной численности на складе построили именно на этих цифрах.

Периодичность анализа

Ежедневно - слишком часто, раз в год - слишком редко. Практический ритм выглядит так:

• Еженедельно - только исключения (длинные пропуски в отметках, много правок).
• Ежемесячно - шесть основных показателей в разрезе подразделений.
• Ежеквартально - динамика и решения по графикам.

От анализа к решению

Анализ не должен уходить в архив. Каждый месячный разбор должен давать хотя бы одно конкретное решение: изменение графика, перенос точки отметки, уточнение правила или постановку вопроса о численности. Анализ без решения приводит к тому, что в следующем месяце повторяются те же цифры.

Человеческий фактор

Показатели измеряют поведение людей, и это требует осторожности. Помогают два правила: не обсуждать цифру вне контекста и показывать сотруднику его собственные данные. При прозрачности показатель становится предметом обсуждения, при закрытости - источником недовольства.

Как показатели дополняют друг друга

Самая частая ошибка анализа - читать показатели по отдельности. На практике каждая цифра обретает смысл только рядом со своей парой.

Процент посещаемости читается вместе с долей переработки: высокий процент при высокой переработке говорит о нехватке людей, а высокий процент при низкой переработке - о стабильной нагрузке.

Опоздания читаются вместе с ранними уходами: если высоки оба показателя, проблема в графике; если только опоздания - причина связана с утренним временем.

Число правок читается вместе с числом неполных записей: если высоки оба, нужно пересмотреть расположение точки отметки или устройство процесса.

Эти пары - основной инструмент анализа, и они не требуют сложных расчётов.

Сезонные и цикличные влияния

Многие показатели зависят от сезона, и сравнение без учёта этого даёт неверные выводы.

В рознице и логистике конец года, в образовании начало семестра, а на производстве цикл заказов систематически сдвигают цифры. Сравнивать январь с декабрём в таких случаях бессмысленно.

Помогают два практических подхода: сравнивать период с тем же периодом прошлого года или использовать трёхмесячное скользящее среднее. Оба сглаживают сезонное влияние.

Особые ситуации тоже нужно отмечать: праздники, период инвентаризации, неделя обучения. Без таких пометок через год объяснить скачок показателя будет невозможно.

Как представлять результаты анализа

Ценность анализа зависит и от способа подачи. Рассылка таблицы с цифрами обычно ничего не даёт - её никто не открывает.

Работающий формат короткий: три главных наблюдения, цифра за каждым из них и одно предложение по каждому. Анализ длиннее страницы не читают.

Второе правило - давать контекст. Фраза «опоздания выросли на 12%» сама по себе вызывает тревогу; фраза «опоздания выросли на 12%, 80% прироста приходится на одну команду, и у неё изменился маршрут» ведёт к решению.

Третье правило - постоянство: те же показатели в том же формате каждый месяц. При смене формата возможность сравнения исчезает.

Построение базы сравнения

Анализу нужна база сравнения, и выбирать её случайным образом нельзя.

На практике применяются три вида. Историческая база - собственные показатели подразделения за прошлый период, самый простой и распространённый вариант. Внутренняя база - сравнение подразделений и филиалов; сравнивать нужно единицы со схожими условиями работы. Целевая база - ориентиры, которые компания устанавливает сама.

Третья база полезнее всех и используется реже всего по простой причине: постановка цели требует решения. Когда появляется конкретный ориентир - «посещаемость не должна опускаться ниже 95%» - меняется и чтение отчёта, потому что цифра сопоставляется с целью.

Цели должны быть реалистичными: выводиться из текущих показателей и повышаться поэтапно. Недостижимая цель выводит показатель из числа управленческих инструментов.

Кратко

Цель анализа посещаемости - не оценивать сотрудников, а находить, где не сходятся график, процесс или планирование. Чтение показателей парами относительно базы сравнения делает это возможным.

Практический минимум таков: шесть показателей, месячный цикл, сравнение в разрезе подразделений и хотя бы одно конкретное решение по итогам каждого разбора. Анализ без решения повторится в следующем месяце с теми же цифрами.

Следующий шаг

Чтобы начать анализ, сложные инструменты не нужны. Достаточно сравнить данные за три месяца в разрезе подразделений - различия сами поставят вопросы.

QRGate выдаёт показатели в готовых разрезах и поддерживает выгрузку. Посмотреть возможности QRGate или узнать подробнее.

Связанные страницы

• Как составляется отчёт по посещаемости?
• Автоматическое отслеживание опозданий
• Самые частые ошибки в учёте рабочего времени