Şirkətdə turniket var, hər giriş qeyd olunur - deməli davamiyyət problemi həll olunub. Bu nəticə məntiqli görünür və çox vaxt səhvdir. Turniket və davamiyyət sistemi iki fərqli işi görür: biri kimin binaya girə biləcəyini müəyyən edir, digəri isə kimin nə qədər işlədiyini hesablayır. Bu iki funksiya üst-üstə düşmür və birini digərinin əvəzinə işlətmək ay sonunda gözlənilməz iş yükü yaradır.
Turniketin əsl işi
Turniket fiziki giriş nəzarəti üçün qurulur. Onun məqsədi sadədir: icazəsi olmayan adam binaya girməsin.
Bu məqsəd üçün turniket əla alətdir. O, üç şeyi yaxşı edir: girişi fiziki olaraq məhdudlaşdırır, keçidi qeyd edir və təhlükəsizlik xidmətinə real vaxtda məlumat verir.
Diqqət yetirin: bu üç funksiyanın heç biri «bu adam bu gün neçə saat işlədi?» sualına cavab vermir. Turniket keçidi bilir, iş vaxtını yox.
Davamiyyət sisteminin işi
Davamiyyət sistemi başqa suala cavab verir: gözlənilən vaxt ilə faktiki vaxt arasındakı fərq nədir?
Bunun üçün ona ən azı dörd şey lazımdır: iş qrafiki, məzuniyyət və icazə məlumatı, istehsalat təqvimi və düzəliş prosesi.
Turniket bu dördünün heç birini saxlamır - və saxlamamalıdır, çünki bu, onun işi deyil. Sistemin ümumi məntiqini işçi davamiyyət sistemi nədir səhifəsində açmışıq.
Giriş faktı ilə iş qrafiki arasındakı fərq
Turniket jurnalında «08:52 giriş» qeydi var. Bu qeyd nə deyir? Yalnız bir şey: həmin adam binaya keçib.
Davamiyyət qərarı üçün isə üç əlavə məlumat lazımdır: həmin gün bu adamın növbəsi neçədə başlayırdı, o gün ümumiyyətlə iş günü idimi və gün ərzində binadan çıxıb-qayıtdımı?
| Sual | Turniket cavab verir? |
|---|---|
| Kim binaya girdi | Bəli |
| Nə vaxt girdi | Bəli |
| Gecikdimi | Yalnız qrafik varsa |
| Məzuniyyətdə idimi | Xeyr |
| Bu gün iş günü idimi | Xeyr |
| Nə qədər işlədi | Dolayı və natamam |
Binada olmaq işləmək demək deyil
Turniket məlumatının ən zəif yeri budur: o, binada olma müddətini ölçür, iş vaxtını yox.
Praktikada bu fərq üç halda ciddiləşir. Nahar fasiləsində binadan çıxmayan əməkdaş turniket üçün fasiləsiz işləmiş görünür. Səhər tez gəlib gözləyən əməkdaş erkən başlamış kimi düşür. Sahədə işləyib sonra ofisə qayıdan əməkdaşın isə əsas iş vaxtı ümumiyyətlə qeydə düşmür.
Bu üç hal ay sonunda hesabatı sistematik şəkildə təhrif edir - həm artıq, həm əskik istiqamətdə.
Məzuniyyət və icazə konteksti
Ən çox əl işi yaradan boşluq budur. Turniketdə qeyd yoxdursa, bu, altı fərqli hal ola bilər: məzuniyyət, icazə, xəstəlik, ezamiyyət, qrafikə görə istirahət və ya sadəcə gəlməmək.
Turniket bunları ayırmır, çünki onun məlumat bazasında məzuniyyət anlayışı yoxdur. Nəticədə HR ay sonunda hər boş sətri əl ilə yoxlayır və başqa mənbələrdən doldurur.
Məhz bu addım - turniket jurnalının kadr məlumatı ilə uzlaşdırılması - çox şirkətdə ay sonunun ən uzun işidir.
Sahə və uzaqdan işləyənlər
Turniket modeli bir fərziyyəyə söykənir: hər əməkdaş hər gün eyni binaya gəlir. Bu fərziyyə getdikcə daha az doğrudur.
Satış nümayəndəsi, quraşdırma briqadası, kuryer və hibrid rejimdə işləyən əməkdaş - bunların heç biri turniketdən keçmir. Yəni şirkətin bir hissəsi davamiyyət sisteminin kənarında qalır.
Praktikada bu, ikili quruluş yaradır: ofis komandası turniketlə, qalanlar isə Excel və ya mesajlaşma ilə idarə olunur. Ay sonunda isə iki mənbə əl ilə birləşdirilir.
Turniketin real üstünlüyü
Bütün bunlar turniketin lazımsız olduğu anlamına gəlmir. Onun bir güclü tərəfi var və bu, əvəzsizdir: fiziki nəzarət.
Davamiyyət sistemi kimin binaya girə biləcəyini fiziki olaraq məhdudlaşdıra bilmir. Turniket isə bunu edir. Ona görə təhlükəsizlik tələbi olan obyektlərdə turniket başqa heç nə ilə əvəz olunmur.
Doğru sual «hansı daha yaxşıdır?» deyil - «hansı işi hansı sistem görür?» sualıdır.
İkisini birlikdə işlətmək
Ən praktik model turniketi giriş nəzarəti, davamiyyət sistemini isə iş vaxtı uçotu üçün saxlamaqdır. Bu halda üç şərt vacibdir:
- Turniket qeydləri davamiyyət sisteminə ötürülə bilməlidir (və ya əksinə).
- Qrafik, məzuniyyət və icazə davamiyyət tərəfində saxlanılmalıdır.
- Sahə komandası üçün ayrıca qeyd üsulu olmalıdır və hesabat vahid qalmalıdır.
Üçüncü şərt ən çox pozulanıdır və məhz o, ay sonu iş yükünü yaradır.
Nə vaxt yalnız turniket kifayətdir
Bir hal var ki, turniket tək başına işləyir: bütün komanda eyni binada, eyni sabit qrafiklə işləyirsə, məzuniyyət və icazə ayrıca sistemdə düzgün aparılırsa və hesabat sadə saxlanılırsa.
Praktikada bu şərtlər adətən 20-30 nəfərlik tək ofisdə yerinə yetir. Filial, növbə və ya sahə işi əlavə olunan kimi model çatlamağa başlayır.
Praktik nümunə
İki mərtəbəli ofisi olan 90 nəfərlik şirkət beş il turniket jurnalı ilə davamiyyət aparırdı. Sistem işləyirdi, çünki hamı eyni qrafiklə işləyirdi.
Şirkət montaj xidməti açanda vəziyyət dəyişdi: 14 nəfərlik yeni komanda gün ərzində obyektlərdə olurdu və turniketdən keçmirdi. İlk üç ay onların davamiyyəti mesajlaşma ilə aparıldı.
Ay sonunda iki mənbənin birləşdirilməsi kadr şöbəsinin iki gününü aparmağa başladı. Şirkət turniketi saxladı - o, giriş nəzarəti kimi lazım idi - amma iş vaxtı uçotunu ayrıca sistemə keçirdi və hər iki komandanı vahid hesabatda birləşdirdi. QR yanaşması ilə turniketin müqayisəsini QR davamiyyət yoxsa turniket səhifəsində vermişik.
Qərar meyarı
Dörd sual vəziyyəti aydınlaşdırır: komandanın neçə faizi hər gün eyni binaya gəlir; məzuniyyət və icazə harada saxlanılır; qrafik neçə cürdür; ay sonunda turniket jurnalını uzlaşdırmağa neçə saat gedir?
Sonuncu rəqəm bir saatdan çoxdursa, turniket artıq davamiyyət sisteminin işini görməyə çalışır. Qrafiklə davamiyyətin birgə idarəsini iş qrafiki və davamiyyət səhifəsində yazmışıq.
İki sistemi bağlayanda nəyə diqqət etmək lazımdır
Turniketlə davamiyyət sistemini birləşdirmək qərarı veriləndə üç praktik sual yaranır.
Birincisi, hansı qeyd əsas sayılır: turniket keçidi, yoxsa davamiyyət qeydi? İkisi eyni gün fərqli saat göstərəndə hansına baxılacağı əvvəlcədən müəyyən olunmalıdır.
İkincisi, gün ərzindəki keçidlər necə oxunur. Nahar üçün çıxıb qayıdan əməkdaş turniketdə dörd keçid yaradır - bunların hansı iş vaxtına aiddir?
Üçüncüsü, sahə komandası. Onlar turniketdən keçmirsə, hesabatda necə görünəcək?
Bu üç sual layihənin əvvəlində cavablandırılmayanda sonradan hesabatda daimi uyğunsuzluq qalır.
Növbəti addım
Ötən ayın turniket jurnalını açın və bir həftəni yoxlayın: neçə sətir üçün başqa mənbədən məlumat lazım oldu?
QRGate iş vaxtı uçotunu qrafik, məzuniyyət və icazə konteksti ilə aparır; ofis və sahə komandası eyni hesabatda görünür. QRGate imkanlarına bax və ya qiyməti hesabla.
