Elektron iş qrafiki sistemi nədir?

Elektron iş qrafiki sistemi qrafikin Excel faylından çıxıb bütün komandanın gördüyü, dəyişikliklərin izlənildiyi və davamiyyətlə birləşən vahid mənbəyə çevrilməsidir. Fərq sadəcə formatda deyil - elektron qrafik faktiki qeydlərlə tutuşdurulduğu üçün uçotun bazasını təşkil edir. Bu bələdçidə sistemin nə etdiyini və nə qazandırdığını izah edirik.

Sistem nə edir

• Qrafik şablonlarını saxlayır - standart, növbəli, çevik rejimlər.
• Təyinatları idarə edir - kim, hansı gün, hansı növbədə.
• Normaları yoxlayır - saat həddi, istirahət, ardıcıl gün.
• Dəyişiklikləri qeyd edir - kim, nə vaxt, niyə.
• Komandaya göstərir - hər işçi öz növbəsini görür.
• Davamiyyətlə birləşir - plan və fakt yanaşı durur.

Sonuncu bənd sistemin əsas dəyəridir. Ayrıca saxlanan qrafik sadəcə cədvəldir; davamiyyətlə birləşən qrafik isə hesablamanın mənbəyidir.

Excel ilə fərq

Praktik nümunə

Bir mühafizə şirkətində qrafik hər ay Excel-də hazırlanır və postlara çap olunub göndərilirdi. Dəyişiklik olanda yeni fayl göndərilirdi.

Problem tanış idi: postlarda köhnə versiya qalırdı. Bir dəfə bu, real nəticə verdi - iki nəfər eyni növbəyə gəldi, başqa bir post isə örtülməmiş qaldı.

Elektron qrafikə keçiddən sonra hər əməkdaş öz növbəsini telefonunda görməyə başladı, dəyişiklik isə dərhal bildirişlə çatdırıldı. Örtülməmiş növbə halları aradan qalxdı.

Əlavə fayda: ay sonunda qrafik və faktiki qeydlərin müqayisəsi avtomatlaşdı - əvvəllər bu, ayrıca iş idi.

Norma yoxlaması

Elektron sistemin az görünən, amma vacib funksiyası budur. Qrafik yazılarkən sistem yoxlayır:

1. Həftəlik saat həddi keçilirmi?
2. Növbələr arasında kifayət qədər istirahət varmı?
3. Ardıcıl iş günlərinin sayı normadan çoxdurmu?
4. Növbədə lazımi bacarıq təmsil olunurmu?

Bu yoxlamalar əl ilə aparılanda gec - adətən ay sonunda - aşkarlanır və artıq düzəldilə bilmir.

İşçi görünüşü

Qrafikin komandaya açıq olması bir neçə fayda verir: sual sayı azalır, dəyişikliklər tez çatır və planlaşdırma asanlaşır. Praktikada bu, elektron qrafikə keçidin ən tez hiss olunan effektidir.

Davamiyyətlə birləşmə

Qrafik və davamiyyət ayrı sistemlərdə saxlananda ay sonunda birləşdirmə işi yaranır: plan bir fayldan, fakt digərindən götürülür. Vahid sistemdə isə bu addım tamamilə aradan qalxır və hesabat hazır gəlir. Bu barədə iş qrafiki və davamiyyət səhifəsində ətraflı yazmışıq.

Tətbiq üçün nə lazımdır

• Mövcud qrafik növlərinin siyahısı.
• Normaların yazılı təsbiti.
• Dəyişiklik qaydası - kim, nə vaxt.
• Rol bölgüsü - kim qrafik yaza bilər.

Bu siyahı hazır olanda tətbiq bir neçə gün çəkir.

Şablonlarla iş

Elektron qrafik sisteminin praktik gücü şablonlardadır. Hər işçi üçün ayrıca qrafik yazmaq əvəzinə, bir neçə şablon yaradılır və işçilər onlara təyin olunur.

Praktikada 3–5 şablon şirkətin bütün heyətini örtür: standart iş günü, növbəli rejim, çevik qrafik, yarım ştat və sahə rejimi.

Şablon yanaşmasının üç faydası var. Birincisi, yeni işçi qoşulanda qrafik təyinatı bir kliklə edilir. İkincisi, qayda dəyişikliyi bütün qrupa eyni anda tətbiq olunur. Üçüncüsü, hesablama məntiqi vahid qalır və şöbələr arasında fərq yaranmır.

Şablonların adlandırılması da diqqət tələb edir: «Şablon 2» əvəzinə «Anbar - 08:00–17:00» yazılanda təyinat zamanı səhv ehtimalı azalır.

Dəyişiklik tarixçəsi

Elektron qrafikin az qiymətləndirilən funksiyası dəyişikliklərin qeydə alınmasıdır. Excel-də qrafik dəyişəndə köhnə versiya sadəcə üstündən yazılır.

Sistemdə isə hər dəyişiklik müəllif, tarix və səbəblə saxlanılır. Bu, üç praktik məsələni həll edir.

Birincisi mübahisələr: «mənim növbəm dəyişdirilib, xəbərim yoxdur» iddiası tarixçəyə baxmaqla həll olunur.

İkincisi analiz: ayda neçə dəyişiklik edilir, hansı şöbədə daha çox, dəyişikliklərin neçə faizi son 24 saatda olur. Sonuncu göstərici planlaşdırmanın keyfiyyətini ölçür.

Üçüncüsü isə məsuliyyət: kim dəyişiklik edib və kim təsdiqləyib - hər ikisi qeyd olunur.

Sistemin qurulmasında tipik səhvlər

Elektron qrafik sisteminin tətbiqində üç səhv təkrarlanır və hər biri asanlıqla qarşısı alına bilər.

Normaların yazılmaması. Sistem yoxlama apara bilmir, çünki hədlər verilməyib. Nəticədə elektron qrafik sadəcə rəqəmsal cədvələ çevrilir.

Rol bölgüsünün qurulmaması. Ya hər kəs qrafik dəyişə bilir - bu, xaos yaradır; ya da yalnız bir nəfər - bu, prosesi ləngidir.

Komandaya açılmaması. Qrafik sistemdədir, amma işçilər onu görmür və hələ də çap olunmuş nüsxə ilə işləyir. Belə olanda sistemin əsas faydası - dəyişikliyin dərhal çatması - itir.

Üç səhvin də həlli tətbiq mərhələsində bir neçə saatlıq iş tələb edir.

Məzuniyyət planı ilə birləşmə

Elektron qrafik sisteminin tam faydası məzuniyyət planlaması ilə birləşəndə alınır. Ayrı saxlanılanda tanış problem yaranır: qrafik yazılır, sonra məlum olur ki, həmin həftədə iki nəfər məzuniyyətdədir.

Vahid sistemdə məzuniyyət təsdiqlənən anda qrafikdə görünür və qrafik yazan şəxs həmin günləri avtomatik olaraq boş kimi görür.

İkinci fayda örtülmə həddidir: eyni bölmədən eyni vaxtda neçə nəfər məzuniyyətdə ola bilər. Sistem bu həddi yoxlaya bilir və müraciət təsdiqlənərkən xəbərdarlıq verir.

Üçüncü fayda planlaşdırmadır: illik məzuniyyət qrafiki ilə aylıq iş qrafiki arasında ziddiyyət erkən aşkarlanır.

Bu birləşmə əlavə funksiya deyil, sadəcə məlumatın bir yerdə saxlanmasıdır - amma praktik təsiri böyükdür.

Yekun

Elektron iş qrafiki sistemi qrafiki Excel faylından çıxarıb vahid mənbəyə çevirir. Bu, dörd praktik nəticə verir: versiya problemi aradan qalxır, dəyişiklik dərhal çatır, normalar avtomatik yoxlanılır və plan-fakt müqayisəsi hazır gəlir.

Tətbiq üçün isə texniki yox, təşkilati hazırlıq lazımdır: qrafik növlərinin siyahısı, normaların yazılı təsbiti, dəyişiklik qaydası və rol bölgüsü.

Ən vacib şərt isə komandaya açılmadır - qrafik sistemdə olub işçilər tərəfindən görünmürsə, əsas fayda itir.

Sistemin dəyəri zamanla da artır: qrafik tarixçəsi toplandıqca planlaşdırmanın keyfiyyətini ölçmək mümkün olur - dəyişiklik sayı, son anda edilən düzəlişlərin payı və plan-fakt fərqi. Kağız qrafikdə bu analiz mümkün deyil.

Tətbiqə başlamaq üçün ən uyğun bölmə qrafiki ən tez-tez dəyişən bölmədir - fayda orada dərhal görünür və bu, qalan komandalar üçün ən inandırıcı arqument olur.

Növbəti addım

Elektron qrafikə keçidi bir şöbədən başlamaq daha rahatdır - xüsusən qrafiki ən tez-tez dəyişən şöbədən, çünki fayda orada dərhal görünür.

QRGate qrafikləri saxlayır və faktiki qeydlərlə avtomatik tutuşdurur. QRGate imkanlarına bax və ya qiyməti hesabla.

Əlaqəli səhifələr

• İş qrafikini idarə etmək
• İş qrafikinin avtomatlaşdırılması
• Elektron tabel sistemi