Коммерческое предложение по терминалу обычно приходит с одной цифрой: ценой устройства. Эта цифра точна и удобна для сравнения, - но расходы на терминал отпечатков заметно шире.
Этот материал написан не для того, чтобы принижать конкурирующую технологию. Задача - правильно построить расчёт, какую бы модель вы ни выбрали.
Почему смотреть на первый год недостаточно
В модели с устройствами первый год - самая понятная цифра. В последующие годы расходы меняют форму и становятся невидимыми: договор обслуживания, замена вышедших из строя устройств, монтаж, повторяющийся на новых объектах.
В подписной модели картина обратная - стартовые затраты низкие, а платёж постоянный.
Две эти формы нельзя сравнивать рядом; их нужно сводить за один и тот же период. Три года - практичный выбор, потому что в большинстве компаний структурные изменения укладываются в это окно.
Шесть категорий расходов
- Оборудование - терминал, запасное устройство, при необходимости карты.
- Монтаж - прокладка кабеля, установка, настройка, испытание, приёмка.
- Обслуживание - годовой договор сервиса, ремонт, обновление программы.
- Новый объект - полный цикл, повторяющийся на каждой новой точке.
- Замена - срок службы устройства, повреждения, выход из строя.
- Внутреннее время - приёмка устройств, проверка записей, правки, работа с увольняющимися.
Последнюю категорию опускают чаще всего, потому что она никогда не появляется в счёте. Но пять-шесть часов в месяц - это шестьдесят-семьдесят часов в год, и это прямой расход на оплату труда.
Самая забываемая строка: новый объект
В одном офисе монтаж выглядит разовой работой и в расчёт попадает как разовая.
На втором объекте повторяется тот же цикл: заказ, ожидание, прокладка, испытание, приёмка. На третьем снова. Каждый раз растягиваются две вещи - бюджет и дата открытия.
На практике это самая изменчивая часть расчёта, потому что она зависит от планов на будущее. Поэтому, закончив расчёт, стоит задать один вопрос: сколько новых точек отметки откроется за три года?
Ответ часто решает быстрее, чем сама сумма. Полный порядок расчёта - на странице расходы на систему учёта.
Вторая скрытая строка: увольнения
В модели с картами или биометрической регистрацией каждый увольняющийся сотрудник требует административного шага: собрать карту, закрыть доступ, обновить запись об устройстве.
Для одного-двух человек это работой не считается. В компании с тридцатью заменами в год это становится постоянным обязательством, - а одна забытая карта на практике означает надолго открытый вход.
Третья строка: случаи без отметки
Когда устройство выходит из строя или условия мешают отметке, строку этого дня заполняют вручную.
Небольшое число таких правок не проблема. Систематическое - скажем, в производственной бригаде, работающей в перчатках, - превращается в реальную потерю времени каждый месяц и вдобавок подрывает доверие к учёту.
Практическая мера: сколько строк за месяц правится вручную? Если цифра выше двадцати, это уже нужно считать отдельной категорией.
Это не значит, что терминал плох
Честный вывод таков: при одном стационарном входе, в стабильных и чистых условиях, в среде с ограничениями на телефоны терминальная модель логична и не добавляет сложности.
Расчёт меняется лишь в двух случаях: когда растёт число точек и когда планируется расширение. Именно эти два поднимают стоимость модели с устройствами почти линейно, тогда как в модели без устройств тот же рост - это несколько строк в структуре.
Как построить свою таблицу
- Посчитайте текущие точки отметки.
- Добавьте новые точки, запланированные на три года.
- Запишите цифры первого и последующих годов по шести категориям.
- Измерьте внутреннее время в часах - хватит месяца наблюдения.
- Поставьте две модели рядом в одной таблице.
Практический пример: что показала трёхлетняя таблица
В логистической компании работали 140 человек в трёх филиалах и на двух складах. На ближайшие три года планировались ещё два склада.
Финансовый отдел посчитал оба варианта в одной таблице. В варианте с устройствами первый год: терминалы, монтаж и настройка на пять точек; последующие годы: годовое обслуживание, замена одного терминала и полный цикл для двух новых складов. Внутреннее время - около шести часов в месяц.
В подписном варианте первый год: настройка и подписка; далее только подписка. Новый склад - строка в структуре. Внутреннее время - около двух часов в месяц.
Итог оказался не таким, как ожидали: в первый год разница была небольшой, потому что цена устройств сама по себе решающей не была. Разрыв открылся во втором и третьем году, и пришёл он из двух строк - подключения новых объектов и внутреннего времени.
Как измерить внутреннее время
Эта строка - самая сложная часть расчёта именно потому, что не появляется ни в одном документе. Чтобы её измерить, достаточно месяца простого наблюдения.
Таблица состоит из трёх столбцов: работа, кто выполняет, сколько занимает. Строки такие: проверка и приёмка устройств, ежедневный просмотр записей, ручные правки, административная работа с увольняющимися, подготовка отчётов.
Через месяц получается итоговая цифра, которую умножают на часовую стоимость. На практике в компании на 100-150 человек она укладывается в пять-восемь часов в месяц.
У этой таблицы есть и вторая польза: она становится готовой базой для измерения результата после внедрения. То же наблюдение повторяют через три месяца, и разница видна напрямую.
Три вопроса к коммерческому предложению
Когда получено предложение по устройствам, три вопроса раскрывают реальный масштаб расходов - и на все три нужен письменный ответ.
«Сколько стоит договор обслуживания в год и что в него входит?» Включены ли время выезда, запасные части и обновление программы?
«Каков ожидаемый срок службы устройства?» Эта цифра напрямую определяет строку замены.
«Сколько дней занимает и во сколько обходится подключение новой точки?» В ответе должны быть и устройство, и монтаж, и срок испытаний.
Когда три ответа получены письменно, трёхлетняя таблица наполняется реальными цифрами - и сравнение перестаёт опираться на догадки.
Следующий шаг
После расчёта полезно посмотреть, как подписная модель выглядит в вашем масштабе: разрыв обычно открывается не в первом году, а во втором и третьем.
Рассчитайте стоимость QRGate под свои филиалы и численность или сначала посмотрите возможности.
