İşçi tabelinin avtomatlaşdırılması şirkətə nə qazandırır?

Tabel avtomatlaşdırılması kadr şöbəsinin ən çox vaxt aparan aylıq işini aradan qaldırır. Amma qazanc yalnız vaxtda deyil: avtomatlaşdırılmış tabel şöbələr arasında vahid məntiq yaradır və hesabatı mübahisə mövzusu olmaqdan çıxarır. Bu bələdçidə avtomatlaşdırmanın nəyi dəyişdiyini, nə qədər vaxt qazandırdığını və hansı hallarda gözlənilən effekti vermədiyini göstəririk.

Manual tabelin gizli xərci

Tabelin doldurulması adətən «bir neçə saatlıq iş» kimi görünür. Real xərci hesablamaq üçün bütün zənciri saymaq lazımdır:

• Şöbələrdən məlumatın toplanması.
• Formatların uyğunlaşdırılması.
• Uyğunsuz sətirlərin araşdırılması.
• Düzəlişlərin razılaşdırılması.
• Yekunun maaş formatına salınması.
• Sonradan gələn şikayətlərin yoxlanması.

100 nəfərlik şirkətdə bu zəncir asanlıqla 3–5 iş gününə çatır. Üstəlik bu iş ayın ilk günlərinə düşür - maaş müddəti ilə eyni dövrə.

Avtomatlaşdırma nəyi əvəz edir

Sonuncu sətir ən vacib dəyişiklikdir: kadr mütəxəssisinin işi doldurmaqdan yoxlamağa keçir.

Şirkətə nə qazandırır

1. Vaxt. Aylıq hazırlıq günlərdən dəqiqələrə enir.
2. Vahidlik. Bütün şöbələrdə eyni qayda tətbiq olunur.
3. Şəffaflıq. Hər rəqəmin arxasında qeyd var.
4. Erkən görünüş. Ay bitmədən vəziyyət bilinir.
5. Sübut. Mübahisədə tarixçə göstərilə bilir.

Dördüncü bənd az qiymətləndirilir. Ayın 20-də artıq işin normanı keçdiyini görmək - ayın 5-də bunu bilməkdən qat-qat faydalıdır, çünki hələ tədbir görmək mümkündür.

Praktik nümunə

Bir mühafizə şirkətində 180 işçi növbəli rejimdə, 14 obyektdə çalışırdı. Tabel obyekt rəhbərləri tərəfindən doldurulur, ofisdə birləşdirilirdi. Ayın ilk həftəsi tamamilə bu işə gedirdi.

Avtomatlaşdırmadan sonra hesabat ayın 1-i hazır oldu. Amma daha maraqlı nəticə başqa yerdə çıxdı: sistem növbə təhvilləri arasında boşluqları göstərdi - bəzi obyektlərdə növbələr arasında 20–30 dəqiqəlik örtülməmiş vaxt var idi.

Bu, tabel məsələsi deyil, təhlükəsizlik məsələsi idi və heç vaxt görünməmişdi, çünki kağız tabeldə yalnız gün göstərilirdi, saat yox. Qrafiklər düzəldildi.

Nə vaxt effekt az olur

Avtomatlaşdırma aşağıdakı hallarda gözlənilən nəticəni vermir:

• Qrafik yoxdur. Plan olmayanda müqayisə üçün baza da yoxdur.
• Qeydlər natamamdır. Çıxış qeydi sistematik buraxılırsa, hesablama düzəlişə möhtac qalır.
• İstisnalar sistemdən kənardadır. Məzuniyyət ayrı fayldadırsa, əl işi qalır.

Bu üç şərt tətbiqdən əvvəl yoxlanmalıdır - əks halda nəticə «yarımçıq avtomatlaşdırma» olur.

Tətbiq ardıcıllığı

Praktikada işləyən sıra belədir: qrafiklərin rəsmiləşdirilməsi → istisna növlərinin siyahısı → qeyd nöqtələrinin təyini → bir şöbədə pilot → hesabat formatının razılaşdırılması → tam keçid. Pilot mərhələsi ən azı bir tam ay olmalıdır ki, ay sonu prosesi də sınaqdan keçsin.

HR şöbəsinin rolunun dəyişməsi

Avtomatlaşdırmanın ən az müzakirə olunan nəticəsi kadr mütəxəssisinin işinin xarakterinin dəyişməsidir. Manual prosesdə vaxtın böyük hissəsi məlumatın toplanmasına və köçürülməsinə gedir - yəni texniki işə.

Avtomatlaşdırmadan sonra bu iş aradan qalxır və yerinə iki fərqli fəaliyyət gəlir. Birincisi istisnalarla iş: yalnız işarələnmiş sətirlərə baxmaq, səbəbi aydınlaşdırmaq və qərar vermək. İkincisi analiz: göstəricilərin oxunması və qrafik təkliflərinin hazırlanması.

Bu keçid avtomatik baş vermir. Praktikada bəzi şirkətlərdə azad olan vaxt sadəcə başqa texniki işlərə gedir. Ona görə tətbiqdən sonra rolun yenidən müəyyən edilməsi faydalıdır: kadr mütəxəssisi nədən məsuldur - cədvəlin doldurulmasından, yoxsa uçotun keyfiyyətindən?

Nəyi ölçmək lazımdır

Avtomatlaşdırmanın effektini göstərmək üçün dörd göstərici kifayətdir və hamısı tətbiqdən əvvəl qeyd olunmalıdır:

1. Tabelin hazırlanmasına sərf olunan saat sayı.
2. Ayda əl ilə düzəldilən sətirlərin sayı.
3. Hesabatın hazır olma tarixi.
4. Ay sonu ilə bağlı müraciət və şikayətlərin sayı.

Üç ay sonra eyni göstəricilər yenidən ölçüləndə nəticə mübahisəsiz görünür. Bu rəqəmlər həm layihənin qiymətləndirilməsi, həm də növbəti mərhələnin əsaslandırılması üçün lazım olur.

Dördüncü göstərici xüsusilə maraqlıdır: müraciət sayının azalması sistemin komanda tərəfindən qəbul edildiyinin ən yaxşı əlamətidir.

Mərhələli tətbiq

Bütün şirkəti eyni anda avtomatlaşdırmaq cazibədar görünür, amma praktikada mərhələli yanaşma daha sürətli nəticə verir.

Başlanğıc üçün ən uyğun şöbə odur ki, orada tabel ən mürəkkəbdir - adətən növbəli rejimdə işləyən bölmə. Səbəb sadədir: fayda orada dərhal və aydın görünür, bu isə qalan bölmələr üçün ən yaxşı arqument olur.

Birinci şöbədə proses oturandan sonra qalanları qoşmaq xeyli sürətlə gedir, çünki qaydalar artıq yazılıb, şablonlar hazırdır və komandada təcrübə formalaşıb.

Praktik müddət: birinci şöbə üçün bir-iki ay, qalan bölmələr üçün isə bir neçə həftə.

Komandanın hazırlanması

Avtomatlaşdırma layihəsinin texniki hissəsi adətən problemsiz keçir; çətinlik insan tərəfindədir. Üç qrupla ayrıca iş aparılmalıdır.

Şöbə rəhbərləri. Onların rolu dəyişir: əvvəl cədvəl doldururdular, indi təsdiqləyirlər. Bu keçid izah edilməsə, köhnə vərdiş davam edir - paralel olaraq öz cədvəlini saxlamaq.

Kadr mütəxəssisləri. İşin xarakteri texniki köçürmədən analizə keçir. Bu, əlavə bacarıq tələb edir və hazırlıq lazımdır.

İşçilər. Onlar üçün əsas sual şəffaflıqdır: öz saatlarını görəcəklərmi və səhv olduqda necə müraciət edəcəklər.

Hər üç qrupa qısa və konkret izahat kifayətdir - uzun təlimat oxunmur. Praktikada bir səhifəlik təlimat və bir görüş problemi həll edir.

Effektin qorunması

Avtomatlaşdırmadan sonra qazanılan effekt zamanla azala bilər və bunun iki səbəbi olur.

Birincisi paralel proseslərin qalmasıdır: şöbə rəhbərləri öz Excel faylını saxlamağa davam edir, kadr şöbəsi isə nəticələri əl ilə tutuşdurur. Bu, ikili iş yaradır və sistemin faydasını yeyir.

İkincisi konfiqurasiyanın köhnəlməsidir: yeni vəzifələr yaranır, iş rejimləri dəyişir, amma qrafik şablonları yenilənmir. Nəticədə əl ilə düzəlişlərin sayı tədricən artır və bir müddət sonra vəziyyət tətbiqdən əvvəlki səviyyəyə yaxınlaşır.

Hər iki səbəbin qarşısını rüblük baxış alır: düzəliş sayına baxılır və artım varsa, səbəb axtarılır.

Yekun

Tabelin avtomatlaşdırılması aylıq bir neçə iş gününü azad edir, amma əsl dəyər vahid məntiqdə və izlənə bilən hesabatdadır. Effektin qorunması üçün isə paralel cədvəllər dayandırılmalı və konfiqurasiya müntəzəm yenilənməlidir.

Ən sadə başlanğıc isə ölçmədir: keçən ay tabelin hazırlanmasına neçə saat sərf olunub və neçə sətir əl ilə düzəldilib. Bu iki rəqəm həm layihənin əsaslandırılması, həm də sonrakı müqayisə üçün kifayət edir.

Növbəti addım

Avtomatlaşdırmanın effektini əvvəlcədən qiymətləndirmək üçün bir ölçü kifayətdir: keçən ay tabelin hazırlanmasına neçə saat sərf olunub? Bu rəqəm qərar üçün adətən yetərli olur.

QRGate tabeli qeydlərdən avtomatik qurur və istisnaları eyni sistemdə saxlayır. QRGate imkanlarına bax və ya qiyməti hesabla.

Əlaqəli səhifələr

• Elektron tabel sistemi nədir?
• Davamiyyətin avtomatlaşdırılması
• Növbəli əməkdaşların davamiyyəti