Как управлять рабочими графиками сотрудников

Управление рабочими графиками сотрудников не заканчивается написанием графика - настоящая работа начинается после: изменения, подмены, больничные и непредвиденные ситуации. График является живым документом, и управление им - отдельный процесс. В этом руководстве разбираем, как управлять изменениями, какие правила нужны и какой подход упрощает процесс.

Почему график меняется

• Больничные и внезапное отсутствие.
• Личные просьбы сотрудников.
• Изменение объёма работы - акция, сезон, заказ.
• Приход нового сотрудника или увольнение.
• Обучение, командировки и совещания.

На практике меняется от десяти до двадцати процентов месячного графика. Это нормально - проблема не в самом изменении, а в отсутствии управления им.

Правило изменений

Хорошее управление требует заранее ответить на три вопроса:

1. Кто может внести изменение? Руководитель подразделения, кадровая служба или оба?
2. До какого момента? За сколько часов до начала смены?
3. Как это фиксируется? Где хранится изменение и кто уведомляется?

Когда эти три ответа не записаны, изменения вносятся звонком и нигде не остаются, а в конце месяца табель не совпадает с реальностью.

Механизм подмен

Вторая модель применяется чаще всего при одном условии: договорённость должна утверждаться руководителем. Иначе распределение квалификаций может нарушиться.

Практический пример

В медицинском центре график писали ежемесячно, а изменения согласовывали в группе WhatsApp. Схема работала, пока не возник спор.

Сотрудник в конце месяца сообщил, что две смены не оплачены. Проверка показала, что эти смены были взяты по подмене, но изменение существовало только в групповой переписке - до табеля оно не дошло.

Переписку нашли, вопрос решили, но процесс изменили: подмена вступает в силу только после фиксации в системе. Через месяц обращения такого типа полностью прекратились.

Роль прозрачности

Основной источник напряжения в управлении графиком - нехватка информации. Когда сотрудник не узнаёт свою смену вовремя, возникает недовольство. Это решают две практические меры:

• Заблаговременное и открытое для всех объявление графика.
• Автоматическое уведомление при изменении.

Обе технически просты, а их влияние на отношения в команде велико.

Контроль норм

При изменениях чаще всего нарушаются нормы: число подряд идущих рабочих дней, недельный лимит часов и отдых между сменами. В графике, управляемом вручную, эти нарушения всплывают поздно - обычно в конце месяца при подготовке отчёта.

В электронной системе проверка происходит в момент изменения, и нарушение предотвращается.

Что нужно измерять

1. Сколько изменений вносится за месяц?
2. Какая доля изменений приходится на последние 24 часа?
3. В каком подразделении изменений больше всего?
4. На кого ложатся подмены?

Четвёртый показатель особенно важен: нагрузка подмен обычно концентрируется на нескольких людях, а это ведёт к выгоранию.

Связь с планированием отпусков

Неотъемлемой частью управления графиком является планирование отпусков, и эти два процесса часто ведутся отдельно. Результат знаком: график написан, а потом выясняется, что на этой неделе двое в отпуске.

Практическое решение - утверждать план отпусков раньше графика. Порядок такой: готовится годовой график отпусков, а месячный рабочий график строится поверх него.

Второе правило - лимит покрытия: сколько человек из одного подразделения могут быть в отпуске одновременно. Когда лимит определён заранее, утверждение заявок опирается на объективное основание, а не на принцип «кто раньше попросил».

Больничные и непредвиденные ситуации решаются резервным механизмом - обычно дежурством или списком готовых к подмене.

Распределение нагрузки подмен

Показатель с долгосрочным эффектом, который отслеживают редко, - распределение нагрузки подмен.

На практике подмены всегда достаются одним и тем же нескольким людям - обычно самым надёжным и не умеющим отказывать. В краткосрочной перспективе это удобно: руководитель знает, к кому обратиться.

В долгосрочной перспективе результат обратный: эти сотрудники выгорают, и именно они чаще всего увольняются.

Предотвратить это позволяет простое измерение: сколько подмен за месяц сделал каждый. Когда цифра видна, распределение можно осознанно выровнять. Когда её не измеряют, проблема проявляется только заявлением об увольнении.

Документирование политики графиков

Самое эффективное средство стабилизации управления - одностраничная политика графиков из шести пунктов:

1. Когда объявляется график (например, 25-го числа на следующий месяц).
2. До какого срока принимаются заявки на изменение.
3. Кто может вносить и утверждать изменение.
4. Как оформляется подмена.
5. В каком порядке рассматриваются заявки на отпуск.
6. Кто принимает решение в срочных случаях.

Когда этот документ объявлен команде, бо́льшая часть споров о графике исчезает - ожидания становятся ясными.

Решения в срочных случаях

Самая сложная часть управления графиком - непредвиденные ситуации: болезнь, срочные семейные обстоятельства, авария. В таких случаях решение нужно принять за минуты, и правило должно существовать заранее.

Работающий на практике механизм состоит из трёх элементов. Первый - полномочия: кто может решать в срочном случае: руководитель подразделения, дежурный менеджер или оба.

Второй - резервный список: заранее определённый перечень сотрудников, готовых к подмене. Без него каждый раз начинается круг обзвона.

Третий - последующее оформление: срочное решение обязательно фиксируется в системе. На практике чаще всего теряются именно эти данные - срочные подмены решаются по телефону и нигде не записываются.

Когда эти три элемента записаны, срочные случаи не создают хаоса.

Кратко

Управление рабочим графиком занимает больше времени, чем его написание, потому что меняется от десяти до двадцати процентов месячного плана. Это не проблема - проблемой является неуправляемое изменение.

Ситуацию стабилизируют три правила: кто может менять, до какого срока и где изменение фиксируется. Устная договорённость до табеля не доходит и в конце месяца порождает спор.

Четвёртый элемент - прозрачность: когда график открыт команде, вопросов становится меньше, а изменения приходят вовремя.

Следующий шаг

Первый шаг к улучшению управления - записать правило изменений: кто, когда, как. Он предшествует любой программе и сам по себе даёт серьёзную пользу.

QRGate хранит графики и изменения вместе и автоматически сверяет их с фактическими отметками. Посмотреть возможности QRGate или рассчитать стоимость.

Связанные страницы

• Как составляется рабочий график?
• Автоматизация рабочих графиков
• Учёт посещаемости сменных сотрудников